quan ly thoi gian

Một trong những công việc hàng ngày và quan trọng nhất của PM là đo lường tiến độ dự án, theo dõi các công việc thực hiện, từ đó đó có những điều chỉnh để dự án on-track hoặc đơn giản để thực hiện báo cáo cho các stakeholders. Điều này ko đơn thuần chỉ gói gọn trong khái niệm chất lượng các deliverables mà còn có tính thực tiễn rất cao: Bạn có đang thực hiện dự án theo như kế hoạch đã đề ra? Các activity đã làm đúng ngày đã định? Liệu công việc đang dở dang có hoàn thành vào phút cuối cùng đóng dự án? Trong đề thi PMP cũng có một số lý thuyết liên quan đến tiến độ. Bài này cung cấp các hiểu biết cơ bản nhất.

quan ly thoi gian

Công việc đo lường tiến độ dự án (Measuring Progress) là một cách thức dễ dàng để hiện thực việc này. Chúng ta có 3 cách để theo dõi tiến độ dự án:

Option #1: Percent Complete

Phần trăm công việc hoàn thành (percent complete) là cách phổ biến nhất , theo kinh nghiệm cá nhân của tôi, cách này theo tôi cũng là đơn giản nhất thông qua việc sử dụng Project Schedule để ghi nhận phần trăm hoàn thành công việc. Cách ghi nhận tiến độ dự án bạn có thể tham khảo ở đây theo chuẩn PMI https://hocpmp.com/3-cach-ghi-nhan-tien-do-hoan-thanh-cong-viec-theo-pmi-dua-ra-luat-heuristic-rule-of-thumb/ hoặc có thể theo tiêu chuẩn quản lý dự án của chính DN bạn đang làm. Đây là cách thức phổ biến và chi tiết nhất trong đo lường tiến độ dự án.

Với cách làm thực tiễn của tôi khi khởi tạo dự án tôi gán cho activity 0%, và được update hàng tuần cho khớp với lịch báo cáo hay họp với stakeholder định kỳ, đối với các dự án nhỏ hơn có thể update daily cho các gói công việc nhỏ. Hay các công việc nằm trên critical path là cực kỳ quan trọng cần theo dõi kỹ càng, do đó nếu có sai xót ở activity trên đường critical path sẽ ảnh hưởng đến tiến độ dự án.

Nếu dự án/activity bạn hoàn thành 50%, lúc này bạn có thể đo lường so với kế hoạch xem nhanh hơn hay chậm hơn. Việc này hoàn toàn dễ dàng nếu các bạn đã quen với EVM và cách quản lý chi phí dự án.

Đây là một phương thức phổ biến và tôi thường sử dụng cách này để theo dõi tiến độ dự án.

Option #2: Milestones

Ở  Việt Nam tôi hay thường thấy người ta dùng từ milestones thể hiện các mốc của deliverables quan trọng của dự án. Milestones có một từ chung dễ hiệu là Phase End Review, hiểu như đóng 1 phase này sang 1 phase khác, 1 phase cũng có đặc điểm của 1 Project Life Cycle. Có rất nhiều tên tương đồng với MileStones mà bạn cần nắm rõ khi làm việc với nước ngoài, nhiều lĩnh vực, nhiều vùng miền hoặc đơn giản trong kỳ thi PMP sẽ có các câu hỏi dạng hỏi tên đồng nghĩa của 1 thuật ngữ nào đó, và bạn phải biết. Một số khái niệm đồng nghĩa với Milestones đó là: kill points, stage gate, phase end review, phase exits, phase gates, decision gates… Milestones cũng là một cách thức để đo lường tiến độ dự án PMI đề ra.

Milestones là những công việc có duration bằng 0 được thể hiện trên Gantt Chart. Những dấu mốc này thể hiện những deadline của dự án mà ko 1 PM nào muốn trễ.

Thông thường các report liên quan milestones thường để các quản lý cấp cao (top management) xem xét và có quyết định tầm vĩ mô.

Option #3: Time Tracking

Theo dõi thời gian rất phù hợp với các dự án mà công việc hoạch định làm theo giờ, cách triển khai này chỉ phù hợp dự án dạng cho thuê nguồn lực theo giờ.

Và việc theo dõi luôn phải kèm thông tin khác thông qua việc phỏng vấn hay hỏi người trực tiếp triển khai. Ví dụ công việc A được xác định làm khoảng 50 giờ, điều này ko có nghĩa khi 48 giờ thì công việc đó sắp được hoàn thành. Tùy vào tính chất công việc cũng như năng lực/thái độ người chịu trách nhiệm công việc đó mà PM phải có những action đi theo phù hợp để công việc luôn ontrack.


Lời kết

Trong thực tế tôi sử dụng cả 3 phương thức trên kết hợp để theo dõi dự án, tuần tự như sau:

  1. Ở mức độ high level tôi sử dụng milestones để tracking các deliverables lớn.
  2. Khi nhận thấy deliverables nào có khả năng trễ tôi đi sâu vào Percent Complete của từng Work Package hoặc tới sâu Activity.
  3. Nhận thấy WP nào có vấn đề tôi đi nhỏ vào các activity và xem xét phần thời gian trước đây hoạch định bao lâu? ai phụ trách phần công việc đó? tính chất công việc đó như thế nào (activity attributes)

Hãy chia sẻ cách theo dõi tiến độ dự án của các bạn nhé và nếu thấy bài viết hữu ích hãy chia sẻ cho bạn bè.

 

Tagged:

Comments

  1. Phạm Quốc Tuấn

    Chào Chủ quản,

    Mặc dù tôi rất thú vị về các định nghĩ như hrên nhưng thiệt tình thì tôi vẫn chưa hiểu hết về nó.

    Nhưng cũng rất cám ơn Chủ quản đã mang tới những kiến thức mà tôi tìm mãi trên internet mới ra.

    Cám ơn

    View Comment
    1. Kevin Article Author

      Cảm ơn anh, bài này đưa thông tin dạng high level, để mổ xẻ chi tiết cần cụ thể dự án và lĩnh vực triển khai, sẽ rất hay nếu đưa thêm ví dụ thực tiễn nhưng lại sợ rằng mọi người hiểu nhầm các tiêu chỉ này chỉ trong một lĩnh vực bởi vốn dĩ QLDA là một nghề như bao nghề khác.

      View Comment

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.