HocPMP.Com

4 Công cụ ước lượng chi phí dự án theo chuẩn PMI (4 Tools to Estimate Costs)

 

Trong khi thực hiện dự án Project Manager cần phải ước lượng chi phí cho các activities của dự án. Các bước làm này thực hiện trong Knowledge Area Project cost management, và cụ thể trong quy trình Estimate Costs. Và ở quy trình làm chi phí dự án cũng có 3 công cụ trùng lặp lại với quy trình Estimate Activity Durations. Ở quy trình Estimate Activity Duration Project Manager ước lượng thời gian cần thiết phải làm cho mỗi activity, còn ở Estimate costs Project Manager thực hiện tính toán tổng chi phí cho dự án. Vì thế ở bài này Kevin chia sẻ về bộ 4 công cụ chuyên về ước lượng chi phí trong quản lý dự án chuẩn PMI.

Trong quy trình Estimate Costs Project Manager cần tính toán chi phí của tất cả các activity trong dự án, chi phí này bao gồm: cost of human hours, cost of equipments, và Cost of materials. Và tất nhiên chi phí này cũng cần phải thêm phần contingency reserve để đối phó các identified risks (Riêng ước lượng chi phí bước này không gồm management reserve để đối phó các unidentified risks).

4 bộ công cụ ước lượng chi phí trong quản lý dự án bao gồm:

  1. Analogous estimating
  2. Parametric estimating
  3. Bottom-up estimating
  4. Three-point estimating

Và bây giờ chúng ta tìm hiểu chi tiết từng bộ công cụ ước lượng chi phí trong quản lý dự án nào…

 

HocPMP.Com

Analogous estimating

Bộ công cụ mang tên Analogous estimating được sử dụng khi dự án có rất ít thông tin chi tiết vì thế loại công cụ ước lượng chi phí dự án này rất ít độ chính xác (accurate), ít tin cậy (reliable). Bên cạnh đó bộ công cụ analogous estimating có lợi ích như sau: nhanh chóng (fast), ít chi phí, đem lại kết quả nhanh chóng.

Công cụ ước lượng analogous estimating ước đoán chi phí dự án dựa vào những dự án đã được thực hiện trước kia bởi doanh nghiệp, thông thường Project Manager sẽ xem các dữ liệu lịch sử của tổ chức như Organizational Process Assets (OPA) và tìm các Project có nét tương đồng với dự án đang làm. Một khi tìm được dự án như thế, Project Manager có thể sử dụng thêm Expert judgment để tính chi phí dự án.

Ví dụ bạn nhận 1 dự án làm sân cỏ nhân tạo, dự án trước công ty bạn làm hết 2000$, thì dự án này ước lượng tương ứng cũng tầm 2000$.

Analogous estimating còn được gọi một cái tên thân thương khác nữa là Top-down estimating. Và trong kỳ thi PMP cũng có thể hỏi bạn về tên gọi khác của analogous estimating là gì? Hay hỏi phương pháp nào ít tốn kém nhất, nhanh nhất nhưng lại ít chính xác thì đó cũng đều đề cập đến Analogous estimating hay top-down estimating.

Parametric estimating

Parametric estimating là công cụ ước lượng trong quản lý dự án được PMI đưa ra thông qua việc sử dụng các dữ liệu mang tính lịch sử (historical information), điểm khác biệt duy nhất với analogous estimating là Parametric estimating có sử dụng dữ liệu lịch sử kết hợp với các biến trong thống kê toán (statistical data). Hay nói một cách khác dùng những biến liên quan dự án để ước lượng.

Ví dụ dự án trước bạn làm một sân cỏ nhân tạo 1000 m2 hết 5000$, dự án này bạn nhận một sân cỏ 2000 m2, bạn nhận thấy có biến diện tích sân cỏ thay đổi từ 1000 đến 2000 => Dự án mới có thể bạn cần phải có chi phí tới 10,000$ để thực hiện. Tất nhiên đây là ví dụ rất dễ, trong thực tế sẽ có rất nhiều variable ảnh hưởng dự án và phương pháp này có tính chính xác cao hơn Analogous estimating.

Three-point estimating

Phương pháp tính three-point estimating hay còn gọi là ước lượng 3 điểm được sử dụng để giảm độ lệch trong các phép ước lượng giả định về chi phí / thời gian làm một activity nào đó.

Ví dụ bạn ước lượng xây một bức tường thông thường cần 10 ngày, nếu trời mưa thì mất 15 ngày do tiến độ chậm, còn nếu trời thuận lợi thì bạn có thể hoàn thành trong 8 ngày. Do đó trong tình huống này Project Manager cần chốt 1 phương án tối ưu nhất cho phù hợp tiến độ thực tế. Công cụ quản lý dự án three-point estimating cho phép bạn làm điều đó, cho phép Project Manager lựa chọn thời gian / chi phí phù hợp nhất để làm 1 công việc dự án.

PERT (Program Evaluation and Review Technique) là phương pháp phổ biến nhất trong three-point estimating. Trong PERT có 3 biến cần xác định, đó là:

  • Cm (Most likely cost): Giá trị ước lượng thông thường xảy ra. Ở ví dụ trên là 10 ngày.
  • Cp (Pessimisic cost): Giá trị ước lượng trong trường hợp xấu nhất. Ở ví dụ trên là 15 ngày.
  • Co (Optimistic cost): giá trị ước lượng công việc trong trường hợp tốt nhất. Ở ví dụ trên là 8 ngày.

Công thức tính PERT (Program Evaluation and Review Technique):

Ce = (Co + 4Cm + Cp)/6

Trong đó Ce là Expected Cost. phương pháp three-point estimating đem lại sự chính xác tốt hơn 2 phương pháp analogous estimating và parametric estimating.

Bottom-up estimating

Công cụ Bottom-up estimating còn được gọi cái tên thân thương khác là “Definitive technique”. Đây là phương pháp ước lượng chính xác nhất để ước lượng chi phí và thời gian cho một activity trong dự án. Trong kỹ thuật này chi phí của mỗi activity đơn lẻ sẽ được tính ở mức độ chi tiết nhất ở bottom level và sau đó được cộng dồn lên trên thành tổng chi phí dự án.

Vì thế total Project work sẽ được chi nhỏ thành nhiều phần công việc, chi phí các phần này được ước lượng sau đó được tổng cộng lại thành Project cost.

Kết luận

Ở bài này chúng ta tìm hiểu về 4 công cụ liên quan việc ước lượng chi phí dự án.

  • Analogous estimating: kỹ thuật ước lượng nhanh nhất nhưng cũng kém chính xác nhất. Được sử dụng khi dự án có thông tin quá giới hạn (limited information).
  • Parametric estimating: kỹ thuật này có mức độ chính xác cao hơn khi dùng historical information và phép thống kê để tính toán chi phí. phương pháp này có tính chính xác cao hơn Analogous estimating (top-down estimating).
  • Three-point estimating: Phương pháp này sử dụng ước lượng dựa trên 3 điểm, nó giúp giảm đi độ sai lệch, rủi ro từ phép ước lượng. Là kỹ thuật chính xác hơn Analogous và parametric estimating.
  • Bottom-up estimating: là kỹ thuật chính xác cao nhất, hay còn có tên gọi khác là definitive technique, kỹ thuật này chỉ sử dụng khi dự án có nhiều thông tin chi tiết. Kỹ thuật này rất tốn thời gian và tiền bạc nhưng rất tin cậy và chính xác.
  • Độ nhanh chóng, ít chi phí: Analogous > Parametric > Three-point estimating > Bottum-up estimating
  • Chi phí, độ chính xác: Analogous < Parametric < Three-point estimating < Bottum-up estimating

Nếu có bất cứ chia sẻ hay góp ý bạn vui lòng chia sẻ ở dưới phần bình luận. Tôi rất vui lòng về điều đó. Cảm ơn.

Kevin

HocPMP.Com

 

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.