Knowledge-Areas

Một trong những công việc đầu tiên bạn làm khi nhận được một dự án đó là cần phải liệt kê các công việc nào cần làm trong dự án cũng như những công việc nào ko cần làm, điều này rất quan trọng trong quản lý dự án vì đó là cơ sở để đưa các chi phí và nguồn lực vào dự án. Tất cả các thông tin này được thực hiện trong Project Scope.

Hãy mời project sponsor và các thành viên chính của dự án (key stakeholders) ngồi xuống và hỏi 7 câu hỏi sau sẽ giúp bạn xây 1 bản Project Scope chặt chẽ hơn. Bạn muốn tránh Scope Screep và Gold Plating thì hãy làm việc này tốt ngay từ đầu.

pmp how to

#1 – Ai là người phụ trách định nghĩa Scope dự án?

Tôi đã tham dự nhiều dự án và việc xác định ai làm scope chính là điều cực kỳ quan trọng, bởi vì có những nhân tố có thể gây nhiễu thông tin, họ nói rất nhiều và mình tưởng rằng họ là key stakeholder. Hãy xác định điều này từ đầu. Đôi khi đó ko phải là project sponsor mà là end user (thông thường thế). Và dựa vào câu hỏi này bạn có thể phân loại thành phần trong buổi họp làm scope, bạn hãy follow thật rõ các yêu cầu của người chịu trách nhiệm làm scope, các thành tố còn lại mang tính hỗ trợ và ý kiến hay yêu cầu của họ chưa phải là cuối cùng.

#2 – Ai sẽ phê duyệt scope dự án?

Đây là điều tiếp theo, quan trọng không kém, nếu người tạo scope và người phê duyệt là 1 đối tượng sẽ có tính đồng nhất cao hơn nhưng thông thường lại là không.

Nhưng dù thế nào bạn cũng cần làm rõ thông tin này để có sự bắt đầu chủ động hơn trong buổi workshop.

#3 – Mục tiêu dự án là gì?

Hãy xem xét một bức tranh lớn, một cái nhìn tổng thể về dự án, đây là điểm mấu chốt, là giá trị cốt lõi dự án muốn đạt được, do đó bạn cần phải lắng nghe chính xác từng từ, câu nói và ghi chép cẩn thận.

Thông tin này có thể nhận lấy từ project sponsor hoặc key customers. Mục tiêu dự án thường được thiết lập ở Business case hoặc Project Charter.

#4 – Làm sao biết rằng dự án đã đạt mục tiêu đề ra?

Điều này giúp bạn thiết lập các nhân tố thành công chính của dự án, hãy nói về kết quả cuối cùng nhận lấy là gì. Điều này giúp project scope đảm bảo những gì mong đợi khi dự án hoàn thành.

Dựa vào các nhân tố thành công dự án bạn cũng dễ dàng đo lường dự án trong quá trình triển khai.

#5 Điều gì quan trọng ưu tiên số 1 của dự án?

Hãy giới thiệu về bộ 3 ràng buộc của dự án là thời gian – chi phí và chất lượng. Điều gì là quan trọng nhất đối với khách hàng.

Đây là một câu hỏi rất quan trọng để khởi đầu dự án và viêc bạn tập trung đánh đổi để đạt điều đó.

#6 – Anh/Chị có giả định gì cho dự án hay không?

Điều này rất quan trọng về các giả định trong thực tiễn và có kế hoạch để phản hồi, thông thường quá trình làm plan mới thực hiện trên giấy, do đó thực tế có sự xê dịch, điều này cần có những giả định trong tình huống thực tế để xây plan thực tiễn.

Ví dụ 1 giả định xây nhà hết 3 tháng, nhưng giả định trời có mưa thì xây hết bao lâu và trễ thế thì có plan gì đối phó…

#7 – Anh/Chị còn có bất cứ gì muốn trao đổi nữa không?

Cuối cùng 1 câu hỏi mở sẽ cho thấy mọi mong muốn, thắc mắc, hỏi đáp từ key stakeholders và có thể bao trùm mọi thứ. Câu hỏi này nên hỏi xuyên suốt trong quá trình làm dự án “Is That Everything?”

Trên đây là 7 câu hỏi đơn giản nhất và giúp PM thực hiện project scope tốt nhất, nó giúp PM khám phá ra những điều chưa biết, giúp projec team đặt ưu tiên và đảm bảo họ hiểu được các deliverables hoàn thành.

Bạn có thể có những câu hỏi hay hơn, hãy chia sẻ cho chúng tôi nhé.

 

Cảm ơn,

[email protected]

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.