Screen Shot 2016-07-20 at 13.25.37

Chắc chắn rồi, phong cách làm việc, vai trò trách nhiệm, văn hóa làm việc phụ thuộc vào loại cấu trúc bạn đang làm việc. Khi làm việc cho một tổ chức bạn cần xem xét bạn thuộc loại cấu trúc tổ chức nào. Có 3 loại cấu trúc tổ chứ được PMBOK đưa ra đó là: Functional Organization Structure, Matrix Organization Structure, và Projectized Organization Structure.

Ở bài này HocPMP.Com cùng các bạn xem xét về loại hình tổ chức Functional Organization Structure (Cấu trúc tổ chức dạng phòng ban chức năng).

Trong Functional Organization Structure, nhân viên có vai trò cố định và không thay đổi trong khi các loại hình tổ chức khác có sự thay đổi vai trò theo dự án.

Trong Functional Organization Structure, nhân viên chỉ report cho FM, còn ở các mô hình khác nhân viên có thể phải report cho PM hoặc nhiều boss. Ví dụ trong Projectized Organization Structure nhân viên phải report cho PM, trong Matrix Organization Structure nhân viên phải báo cáo cho cả PM và FM (chỉ riêng Weak matrix chỉ báo cáo cho FM). Phong cách làm việc (working style), sự phát triển nghề nghiệp (career growth path) và hệ thống báo cáo phụ thuộc loại hình tổ chức. Bạn sẽ gặp một vài dạng câu hỏi dạng này trong đề thi PMP, do đó bạn trước hết cần hiểu rõ và nắm keywork trong tiếng anh để thi đạt. Tôi sẽ cung cấp cho các bạn cả 2 điều này. Chúng ta hãy bắt đầu nào:

Functional Organization Structure 

Functional Organization Structure là cấu trúc tổ chức lâu đời và phổ biến nhất trong các loại cấu trúc tổ chức. Functional Organization Structure là loại cấu trúc tổ chức có thứ bậc (hierarchical) nơi mà nhân viên được nhóm thành từng lĩnh vực chuyên gia khác nhau (thông thường gọi là phòng ban). Những con người trong từng area đó được quản lý bởi 1 FM người mà rất giỏi về lĩnh vực chuyên môn và giúp FM đạt được mục tiêu tổ chức.

Functional Organization Structure phân loại nhân viên theo chức năng thi hành trong tổ chức, ví dụ phòng kinh doanh, phòng marketing, phòng kỹ thuật… Mỗi phòng này có một người đứng đầu và chịu trách nhiệm về hiệu quả của phòng đó và đây cũng chính là cách tổ chức đánh giá hiệu quả hoạt động.

Các phòng ban khác nhau còn có tên gọi khác là “silos” điều này có nghĩa là việc truyền thông trong tổ chức chỉ theo chiều thẳng đứng và không có tính kết nối trực tiếp (Phải thông qua head mới tới được Top management)

Tất cả quyền lực (authority) đều thuộc về FM như là: budget allocation, resource allocation, decision making…  Thông thường trong tổ chức dạng Functional Organization Structure không có vai trò PM và nếu có PM thì vai trò của anh ta cũng rất hạn chế và luôn phải xin thẩm quyền từ FM, PM có title là Project Coordinator hoặc Expedier. Thật không may mắn cho PM nào làm việc trong môi trường Functional Organization Structure bởi vì làm việc gì cũng cần thông qua và xin xỏ FM.

Functional Organization Structure phù hợp với các tổ chức mang tính vận hành lặp lại (Ongoing Operation) và sản xuất các sản phẩm mang tính chuẩn hóa ít sự thay đổi như là các doanh nghiệp sản xuất.

Screen Shot 2016-07-20 at 13.25.37

Ưu điểm của Functional Organization Structure:

  1. Nhân viên được nhóm theo phòng ban, có cơ hội đào sâu kỹ năng, khiến nhân viên đã làm việc nào là chuyên môn hóa, dẫn đến dễ năng suất cao.
  2. Vai trò và Trách nhiệm cố định, dễ dàng ước lượng hiệu quả công việc cho nhân viên.
  3. Giảm kênh truyền thông (communication channels), vì nhân viên chỉ việc báo cáo cho FM.
  4. Không có chồng lắp công việc. Mỗi nhân viên chỉ có 1 sếp, 1 công việc.
  5. Nhân viên trung thành và cảm thấy an toàn khi chỉ làm 1 công việc.
  6. Truyền thông được đánh giá cao.

Nhược điểm của Functional Organization Structure:

  1. Nhân viên cảm thấy lười chán vì cứ phải làm việc lặp lại.
  2. Hệ thônggs đánh giá hiệu quả công việc không đúng sẽ gây xung đột.
  3. Chi phí cho những nhân viên tài năng sẽ cao hơn.
  4. Có sự rời rạc vì FM chỉ quan tâm đến phòng ban mà anh ta quản lý. Dễ bị mất sự liên kết.
  5. Truyền thông giữa các phòng ban khó khăn, điều này làm giảm đi sự sáng tạo và linh hoạt trong tổ chức. Hơn nữa khả năng làm teamwork giữa các phòng ban cực kém.
  6. Nhân viên có kiến thức kém về những điều xảy ra ngoài phòng ban của họ làm việc.
  7. Functional Organization Structure cứng nhắc, cho nên rất khó khăn thích ứng các thay đổi.
  8. Đây được xem như một cấu trúc có tính quan liêu do đó việc đưa ra quyết định xuyên suốt hay bị trì hoãn.
  9. Thông thường FM đưa ra quyết định mà không có sự tư vẫn của team member do đó khi triển khai sẽ gặp nhiều khó khăn tổ chức.
  10. Khi tổ chức lớn mạnh Functional Organization Structure khó thích nghi và khó quản lý, tải công việc sẽ bị thắt cổ chai ở FM.
  11. Mỗi phòng ban có mục tiêu riêng, do đó dễ bị sao nhãng với mục tiêu tổ chức.

Trên đây là bài chia sẻ về loại hình cấu trúc tổ chức dạng Functional Organization Structure, nếu bạn có kiến thức nào nữa hãy chia sẻ ở phần bình luận nhé.

Comments

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.