Screen Shot 2016-07-20 at 13.25.37

Cấu trúc tổ chức dạng ma trận Matrix Organization Structure là gì?

Mỗi một tổ chức hoạt động đề có cách tổ chức đội dự án khác nhau và trên cơ sở đó sự tham gia của PM hay quyền lực (power, authority) của PM cũng khác nhau.

Cấu trúc tổ chức dạng ma trận (Matrix Organization Structure) là sự kết hợp của 2 hay nhiều loại cấu trúc tổ chức, thông thường đó là Projectized Organization Structure (Cấu trúc tổ chức ưu tiên dự án) và Functional Organization Structure (Cấu trúc tổ chức theo phòng ban chức năng). Do sự kết hợp này nên Cấu trúc tổ chức dạng ma trận được cân bằng những ưu nhược điểm của cả cấu trúc tổ chức dạng dự án hay theo phòng ban chức năng.

Trong đề thi PMP sẽ có các câu hỏi liên quan dạng hỏi cấu trúc tổ chức trong câu hỏi là gì? Hay ưu nhược điểm của cấu trúc tổ chức này.

Do đó Cấu trúc tổ chức dạng ma trận có ưu điểm hiệu quả cao (efficiency), sự sẵn sàng (readiness), nhanh chóng thích ứng thị trường hay khách hàng. Loại cấu trúc tổ chức này rất phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trong môi trường động (Dynamic Environment).

Tuy nhiên nếu bất cứ tổ chức hoạt động trong sự bình lặng (stagnant), sản xuất những sản phẩm chuẩn hóa, hay khách hàng hiếm khi (rarely) thay đổi yêu cầu (requirements) thì cấu trúc tổ chức dạng ma trận lại không phù hợp với họ. Lúc này cấu trúc ma trận dạng phòng ban chức năng (Functional Organization Structure) lại là một lựa chọn thông minh hơn.

Mục tiêu bài này tôi sẽ thảo luận về dạng cấu trúc tổ chức có tên Matrix Organization Structure (Từ bây giờ tôi xin dùng thuật ngữ tiếng anh Matrix Organization Structure và các bạn hiểu đó là Cấu trúc Tổ chức dạng Ma trận nhé).

Matrix Organization Structure

Thông qua PMBOK Guide, Matrix Organization Structure là một sự kết hợp giữa Projectized Organization Structure và Functional Organization Structure.

Ở Matrix Organization Structure nhân viên phải viết báo cáo cho nhiều boss mà cụ thể là cả Functional Manager và cả PM.

Ví dụ bạn là một kỹ thuật viên lập trình, bạn ở phòng phát triển ứng dụng. Công ty có một yêu cầu dự án về phát triển giải pháp tích hợp Contact center cho khách hàng, và dự án đó cần bạn. Nếu bạn ở trong Matrix Organization Structure bạn sẽ được gán công việc dự án trong thời gian ngắn và bạn phải viết báo cáo cho cả FM và PM. FM sẽ chịu trách nhiệm đánh giá kết quả làm việc của bạn hàng năm.

Do Matrix Organization Structure là sự kết hợp của Functional Organization Structure và Projectized Organization Structure nên những kiến thức, kỹ năng và tài năng của nhân viên được chia sẻ và sử dụng giữa những phòng ban hay project management team.

Trong cấu trúc tổ chức dạng ma trận, một nhân viên sẽ phải làm việc không dưới 1 sếp (thông thường là 2). Sếp đầu tiên đó là FM (giám đốc chức năng), tiếp theo đó là sếp quản lý dự án (PM).

FM xem xét dự án dưới góc độ chuyên môn  và xác định cách thức thực hiện và từ đó phân phối project work đến những cấp độ bên dưới mình (subordinates). PM có thẩm quyền quản lý dự án như là làm những công việc gì (what to do), theo dõi tiến độ (follow up schedule), đánh giá kết quả (evaluate performance)…

Làm việc trong Matrix Organization Structure có thể bạn bị nhầm lẫn (confuse) bởi vì bạn phải báo cáo cho ít nhất 2 boss. Để nhân viên tránh sự nhầm lẫn này cần cần rõ ràng về vai trò (role), trách nhiệm (responsibility) và mức độ ưu tiên công việc (work priorities).

Matrix Organization Structure sử dụng trong các tổ chức lớn và có nhiều dự án  để giúp cho nhà quản lý có thể tìm nguồn lực bất kể lúc nào dự án cần. Nguồn lực vì thế được chia sẻ giữa các dự án hay đơn vị chức năng.

3 type of Matrix Organization Structure 

  1. Strong Matrix Structure: Hầu hết quyền lực và quyền hạn đi kèm với PM. PM phải làm việc fulltime cho dự án và chịu trách nhiệm kiểm soát ngân sách dự án (Control Project Budget). Strong matrix có nhiềm đặc điểm của Projectized Organization Structure. Trong kết cấu tổ chức này FM có vai trò rất giới hạn.
  2. Balanced Matrix Structure: Cấu trúc tổ chức này power và authority được chia sẻ (share) giữa PM và FM. PM vẫn có fulltime quản lý dự án và những nhân viên phía dưới đội dự án. Trong Cấu trúc này Project Budget được quản lý bởi cả PM và FM.
  3. Weak Matrix Structure: Trong cấu trúc này PM có power và authority rất giới hạn, PM đóng vai trò part-time dự án và không có nhân viên nào phải báo cáo cho PM. Vai trò của PM rất giống PC (Project Coordinator) hay Expediter. Trong cấu trúc này FM là người quản lý ngân sách dự án. Weak Matrix có nhiều điểm gần giống với Functional Organization Structure và trái ngược hoàn toàn với Strong Matrix từ tên gọi lẫn ý nghĩa.

Screen Shot 2016-07-20 at 13.25.37

Ưu điểm của Matrix Organization Structure (Advantages):

  1. Những nguồn lực chuyên gia và kỹ năng được chia sẻ giữa các dự án và đơn vị chức năng, mở ra kênh chia sẻ giá trị kiến thức kinh nghiệm bên trong tổ chức. Nhân lực tham gia các dự án thay đổi liên tục có thể trau dồi và học hỏi lẫn nhau.
  2. Cấu trúc tổ chức được linh hoạt hơn Functional Organization Structure giúp tạo môi trường làm việc hợp tác trong tổ chức.
  3. Nhân viên dự án có thể mở rộng kiến thức và kỹ năng khi tham gia các dự án khác nhau với các con người khác nhau.
  4. Phòng chức năng có những nhân viên trình độ và khi dự án cần có thể chọn các ứng viên phù hợp nhất có thể.
  5. Hiệu quả làm việc của nhân viên trong Matrix Organization Structure cao hơn, nhân viên có xu hướng trung thành và thực thi phần công việc tốt.

Nhược điểm của Matrix Organization Structure (Disadvantages):

  1. Nhân viên phải báo cáo cho 2 boss và thường dễ gây xung đột. Đặc biệt trong Balanced Matrix bơi vì 2 boss lúc này có power và authority ngang nhau.
  2. Dễ bị xung đột giữa FM và PM do có authority và power ngang nhau.
  3. Nếu mức độ ưu tiên không được định nghĩa rõ, nhân viên có thể bị nhầm lẫn giữa vai trò và trách nhiệm của anh ta, đặc biệt khi được gán vào các công việc khác với những gì đã từng làm. Hay nói cách khác cần phải detail thật chi tiết role và responsibility mỗi nhân viên trong Matrix Organization Structure.
  4. Không phù hợp với tổ chức có nguồn lực khan hiếm.
  5. Chi phí cao vì Matrix Organization Structure cần nhiều boss.
  6. Tải công việc cho nhân viên cao vì mỗi nhân viên vừa phải hoàn thành công việc thường ngày vừa phải tham gia dự án, dễ dàng làm nhân viên trong trạng thái quá tải. Ảnh hưởng chất lượng công việc.
  7. Chi phí cao để duy trì Matrix Structure bởi vì không phải tất cả nguồn lực được sử dụng tại 1 thời điểm, có những nguồn lực chỉ được sử dụng 1 thời gian ngắn.

Bí quyết tránh nhược điểm trong Matrix Organization Structure:

  1. Xây dựng mối quan hệ thân thiện hợp tác giữa PM và FM để nhằm tránh xung đột và nhẫm lần trong công việc.
  2. Xây dựng các kênh communication tất cả các hướng từ trên xuống dưới. Tổ chức phải truyền đạt sứ mệnh, tầm nhìn , mục tiêu đến các nhân viên.
  3. Cân bằng giữa quyền lực của PM và FM để không ảnh hưởng đến hiệu quả cũng như hoạt động.
  4. Bất kỳ xung đột nào giữa PM và FM cần phải giải quyết nhanh nhất có thể và cần được bí mật (Private).
  5. Vai trò và trách nhiệm cần có tài liệu nêu rõ và càng chi tiết cho nhân viên biết càng tốt.

 

Tới đây bài chia sẻ về Matrix Organization Structure kết thúc, nếu các bạn có chia sẻ nào thì hãy comment ở ô bên dưới nhé.

 

 

 

Tagged:

Comments

  1. Châu Hoàng

    Xin giải thích rõ hơn phần nhược điểm: “Tải công việc cho nhân viên cao vì mỗi nhân viên vừa phải hoàn thành công việc thường ngày vừa phải tham gia dự án”. Dự án ví dụ là gì? Có phải là 1 dự án như triển khai Erp cho công ty như là 1 việc cộng thêm ngoài việc hàng ngày (không phải hoạt động chính)? Xin cám ơn!

    View Comment
    1. Kevin Article Author

      Ví dụ bạn thuộc phòng phát triển phần mềm chuyên về làm front end. Hàng ngày bạn vẫn làm các công việc và chỉ tiêu của phòng. Công ty có một dự án ERP và cần rất nhiều nguồn lực trong đó có front end developer và request bạn. Như thế bạn vẫn đang làm công việc hàng ngày và phải join thêm dự án ERP.

      View Comment

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.