pmi-rmp

Checklist and Assumptions Analysis

 

Đây là 02 công cụ sử dụng trong bộ công cụ Information Gathering Techniques.

 

Checklist Analysis

Checklist Analysis, as the name suggests deals with creating risk checklists in your project. These lists can be simple short lists or lengthy comprehensive lists. We will use these checklists to ensure that all potential categories and areas of our project are explored. Simply put, the checklist will contain all those categories that can be sources of potential risks and by striking them off one by one, we can ensure that we have covered all areas and ensure a complete/thorough investigation.

If you do not have the time or the resources to create a separate checklist as such, the lowest level of the Risk Breakdown Structure (RBS) can be utilized as a checklist. Do you remember that I said that the RBS can be used during the risk identification process in our previous chapter? By ensuring that every single item in the lowest level of a detailed/well created RBS can help us cover all possible sources of risks for our project.

As a project manager, when you sit down to identify risks for your project, it may look like a daunting task because there is so much information to understand and analyze. In such situations if you use a checklist, it can not only make your job easier, but also ensure that our analysis is thorough. In this stage, practically speaking we are combing through every single area of our project looking for risks. Checklists can help us confirm that we have looked into everything.

If your organization follows sound project management practices, you are sure to find risk checklists from other previous projects that were similar to yours. You can use that as a template or a baseline to create a custom checklist that will be comprehensive and better suited to your project’s needs.

Note:

Many companies/managers do not archive project documents or lessons learned. This is an incorrect project management practice. The whole purpose of this exercise of archiving project documents is to help our future generations to learn from our mistakes and if we don’t document them, it is possible that other projects are going to repeat the exact same mistakes over and over again causing delays and losses to the organization as such.

If you are in an organization where people don’t follow such good project management practices, bring this to the attention of your senior management or PMO and lead by example. Do it for your project and help others understand the importance and usefulness of this activity.

Assumptions Analysis 

Assumptions analysis, as the name suggests is the technique where we are going to systematically analyze all the assumptions in our project. We are going to check if each of those assumptions is valid. If an assumption is inaccurate or inconsistent or incomplete, it can be a source of risk.

For ex: let us say you are constructing a house and you need the concrete mixer machine to lay the roof of your home. As per your schedule plan, the roof has to be laid 6 weeks from now and you have called up the company that leases out the mixer and blocked the dates. Based on this, you have made up the further schedule on constructing the first floor of your house. Here, you are making an assumption that the mixer will be available on time and will be fully functional in order for your scheduled construction of the first floor is to proceed. Isn’t it?

What if the company goes bankrupt just few days before our scheduled roofing plan? Or what if the mixer breaks down as soon as it reaches our construction site? These are all some issues that could affect us because of the assumption we made about the availability of the concrete mixer. Isn’t it?

This is exactly what we are going to try and identify during this assumption analysis.

Where will we look for all these assumptions? – The Project Scope statement & the Project Plan would have listed down all the assumptions that are relevant to the current project.

 

Nếu có bất cứ chia sẻ về luyện thi PMP, RMP hay góp ý bạn vui lòng chia sẻ ở dưới phần bình luận. Tôi rất vui lòng về điều đó. Cảm ơn.

 

 

Comments

  1. Phạm Hoàng Tuấn

    Đây là 02 công cụ sử dụng trong bộ công cụ kỹ thuật thu thập thông tin.
    Phân tích bằng Danh sách kiểm tra
    Phân tích bằng Danh sách kiểm tra, như tên cho thấy với việc tạo danh sách kiểm tra rủi ro trong dự án của bạn. Những danh sách này có thể là danh sách ngắn gọn đơn giản hoặc danh sách dài đầy đủ. Chúng ta sẽ sử dụng các danh mục kiểm tra này để đảm bảo rằng tất cả các hạng mục tiềm năng và các khu vực của dự án của chúng ta được khám phá. Đơn giản danh sách kiểm tra sẽ chứa tất cả các phân loại có thể là nguồn rủi ro tiềm ẩn và bằng cách đánh dấu từng cái một, chúng ta có thể đảm bảo rằng chúng ta đã bao phủ tất cả các lĩnh vực và đảm bảo một cuộc điều tra đầy đủ / toàn diện

    Nếu bạn không có thời gian hoặc nguồn lực để tạo ra một danh sách kiểm tra riêng như vậy, mức thấp nhất của Cơ cấu phân chia rủi ro (RBS) có thể được sử dụng làm danh sách kiểm tra. Bạn có nhớ rằng tôi đã nói rằng RBS có thể được sử dụng trong quá trình xác định rủi ro trong chương trước của chúng ta? Bằng cách đảm bảo rằng mọi hạng mục ở mức thấp nhất của một RBS được tạo tốt/ chi tiết có thể giúp chúng ta bao phủ tất cả các nguồn rủi ro có thể có của dự án.

    Là người quản lý dự án, khi bạn ngồi xuống để xác định rủi ro cho dự án của bạn, nó có thể trông giống như một nhiệm vụ khó khăn vì có rất nhiều thông tin để hiểu và phân tích. Trong các tình huống như vậy nếu bạn sử dụng một danh sách kiểm tra, nó có thể không chỉ làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn, mà còn đảm bảo rằng phân tích của chúng ta là triệt để. Trong giai đoạn này, nói một cách thực tế là chúng ta đang lùng sục qua từng khu vực trong dự án của chúng ta để tìm kiếm rủi ro. Danh sách kiểm tra có thể giúp chúng ta xác nhận rằng chúng ta đã xem xét tất cả mọi thứ.
    Nếu tổ chức của bạn tuân theo thực hành quản lý dự án có tiếng, bạn chắc chắn sẽ tìm thấy danh sách kiểm tra rủi ro từ các dự án trước đó tương tự như của bạn. Bạn có thể sử dụng nó như là một khuôn mẫu hoặc một cơ sở để tạo một danh sách kiểm tra tùy chỉnh được toàn diện hóa và phù hợp hơn với nhu cầu dự án của bạn.

    Chú thích:
    Nhiều công ty / nhà quản lý không lưu trữ tài liệu dự án hoặc các bài học kinh nghiệm. Đây là một thực tiễn quản lý dự án không tốt. Mục đích tổng thể của lưu trữ tài liệu dự án là nhằm giúp các thế hệ tương lai của chúng ta học hỏi được từ những sai lầm của chúng ta và nếu chúng ta không ghi lại chúng thì có thể các dự án khác sẽ lặp đi lặp lại chính xác những sai lầm giống như vậy gây ra sự chậm trễ và thiệt hại cho tổ chức.

    Nếu bạn ở trong một tổ chức nơi mà mọi người không thực hiện theo các quy tắc quản lý dự án tốt như vậy, hãy lưu ý nó với ban quản lý cấp cao của bạn hoặc PMO và dẫn dắt bằng các ví dụ. Làm điều đó cho dự án của bạn và giúp người khác hiểu được tầm quan trọng và tính hữu dụng của hoạt động này

    Phân tích bằng Giả định

    Phân tích bằng Giả định, như tên cho thấy là kỹ thuật mà chúng ta sẽ phân tích có hệ thống tất cả các giả định trong dự án của chúng ta. Chúng ta sẽ kiểm tra xem mỗi giả định có hợp lệ hay không. Nếu giả định là không chính xác hoặc không nhất quán hoặc không đầy đủ, nó có thể là một nguồn rủi ro.
    Ví dụ: chúng ta nói rằng bạn sẽ xây dựng một ngôi nhà và bạn cần máy trộn bê tông để đổ mái nhà của bạn. Theo kế hoạch lịch trình của bạn, mái nhà phải được đổ 6 tuần kể từ bây giờ và bạn đã gọi cho công ty cho thuê máy trộn và chốt ngày. Dựa trên điều này, bạn đã lập kế hoạch xây dựng tầng một của ngôi nhà. Ở đây, bạn đang giả định rằng máy trộn sẽ có mặt đúng thời gian và sẽ có đầy đủ chức năng để tiến hành xây dựng cho tầng một theo kế hoạch. Đúng không?

    Điều gì sẽ xảy ra nếu công ty máy trộn bị phá sản chỉ vài ngày trước ngày lợp mái đã định của chúng ta? Hoặc nếu máy trộn bị hỏng ngay khi nó vừa đến địa điểm xây dựng của chúng ta? Đây là một trong số các vấn đề có thể ảnh hưởng đến chúng ta vì chúng ta đã giả định về sự sẵn sàng của máy trộn bê tông. Phải không?

    Đây là chính xác những gì chúng ta sẽ thử và xác định trong quá trình phân tích giả thiết/định này.

    Chúng ta sẽ tìm tất cả những giả định này ở đâu? – Tuyên bố về Phạm vi Dự án và Kế hoạch Dự án sẽ có thể đã liệt kê tất cả các giả định có liên quan đến dự án hiện tại

    View Comment

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.