Procurement-Project-Management-Recruitment

Sự khác nhau giữa Close Procurement và Close Project

Khi lần đầu tiên bạn nhìn vào 2 quy trình Close Procurement (Đóng hợp đồng mua bán) và Close Project (Đóng dự án) trong 47 quy trình, bạn có thể thấy 2 cái này sao mà giống nhau vậy, trong quản lý dự án chỉ xảy ra 1 trong 2 hay cái nào trước, cái nào sau?

Procurement-Project-Management-Recruitment

Tôi tham dự nhiều forum / blog nước ngoài về quản lý dự án và không riêng gì Việt Nam mà cả nước ngoài học PMP cũng là một điều cực khó khăn, họ cũng có rất nhiều điều mà anh em ta cứ nghĩ đơn giản, ở đâu cũng có người này người kia. Họ cũng không biết sự phân biệt giữa Quality Control và Quality Assurance hay Sự khác nhau giữa Contingency Reserve và management Reserve…. Sự khác nhau giữa Close Procurement và Close Project cũng thế, do đó tôi viết bài này nhằm chia sẻ những hiểu biết liên quan đến  2 quy trình này.

Trước khi bắt đầu bạn cần nằm rõ các khái niệm nền tảng: Phase là gì? Project là gì? Procurement là gì?

Procurement

Bạn là 1 PM của dự án lớn và trong dự án này có những phần team bạn không thể thực hiện hoặc trong quá trình triển khai bạn phải mua sắm thiết bị, nguyên vật liệu. Mỗi hợp đồng mua bán đó gọi là Procurement.

Procurement you subcontract a part of your project work to an external contractor

Phase

Bạn là PM và bạn đang nhận 1 dự án lớn, kéo dài thời gian và có rất nhiều module. Bạn muốn chia nhỏ dự án thành các giai đoạn để dễ quản lý. Mỗi giai đoạn đó gọi là phase. Các phase trong dự án thông thường sẽ tuần tự nhau (sequence), nhưng đôi khi vẫn có thể làm song song (overlap) và trong đề thi PMP cũng có thể lừa bạn ở chỗ bạn cứ nghĩ phase là không thể overlap lên nhau.

Project phases are divisions within the project where extra control is needed to effectively manage the completion of a major deliverable. – PMBOK

Project 

Theo PMI định nghĩa Project là một nỗ lực mang tính tạm thời trong việc tạo ra một sản phẩm dịch vụ duy nhất.

“A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result.” – PMBOK

Khi đạt được mục tiêu dự án dự án sẽ được đóng. Đôi lúc dự án cũng đóng khi chưa đạt được mục tiêu như mong muốn của một sponsor hay tính cần thiết của dự án không còn.

Close Procurement Process (Contract Closure – Quy trình đóng hợp đồng mua bán)

Quy trình đóng hợp đồng mua bán (Close Procurement Process) là quy trình hoàn thành mỗi hợp đồng mua bán dự án. Quy trình này hỗ trợ quy trình close phase hoặc close project.

“Close procurement is the process of completing each project procurement. It supports the close project or phase process.” PMBOK

Procurement được đóng khi hợp đồng đến ngày deadline hoặc bị kết thúc bất ngờ mà không làm công việc đó nữa. Một dự án có thể có 1 hay nhiều hợp đồng. Nếu dự án có 1 hợp đồng duy nhất thì quy trình close procurement sẽ thực hiện 1 lần, và nếu dự án có nhiều hợp đồng có thể phải close procurement nhiều lần. Và cuối cùng 1 dự án có thể không có procurement nào, trong trường hợp này dự án không trải qua quy trình Close Procurement.

Close Project Process

PMP xem khái niệm Project hay Phase có tính chất giống nhau đều là một Project Life Cycle. Quy trình đóng dự án là quy trình hoàn thành tất cả các công việc  của nhóm quản lý dự án (project is completed, and deliverables are accepted).

“Close project or phase is the process of finalizing all activities across all of the project management process groups to formally complete the project or phase.” – PMBOK

Để quy trình đóng dự án (Close Project or Close Phase) xảy ra thì quy trình Close Procurement phải thực hiện trước hay nói một cách khác quy trình đóng dự án không thể xảy ra nếu quy trình close procurement vẫn còn dở dang.

  • Đóng dự án chắc chắn đã phải đóng Procurement
  • Đã đóng Procurement, chưa chắc đã đóng dự án.

 

Ví dụ về close procurement và close project

Kevin nhận một dự án phát triển website về chia sẻ học PMP chuyên nghiệp trực tuyến bao gồm các bài chia sẻ chuyên sâu cùng những bộ đề trắc nghiệm giúp khách có thể học PMP bất cứ nơi nào. https://hocpmp.com bao gồm 2 chức năng chính: 1 là phần backend, 2 là phần front end. Team dự án triển khai https://hocpmp.com đảm nhiệm phần xây dựng backend cho server khá tốt nhưng phần front-end phải thuê bên ngoài, Chi phí thuê là 69$.

Nếu gọi việc hoàn thành 2 module là đóng dự án (Close project) thì việc trả phí cho đội bên ngoài làm front-end 69$ là một procurement. Phải trả cho outsource 69$ và nghiệm thu phần công việc đó + phần công việc backend được accepted thì dự án mới được đóng.

Điều này có thể hơi khác ở Việt Nam do việc quản lý dự án còn mang nhiều nét tự phát và tùy thuộc vào mỗi khách hàng triển khai, một số đơn vị vẫn triển khai dạng tôi phải nghiệm thu dự án xong, tôi mới trả cho anh 69$ kia hoặc trả theo phần trăm hoàn thành. Đây là một điểm PMI đưa ra khác với thực tết 1 số anh em dự án làm, hãy nhớ đừng mắc phải lỗi này trong kỳ thi PMP.

Kết luận

Thảo luận cũng đã dài tôi xin đúc kết lại một số điểm chính sự khác nhau giữa Close Project và Close Procurement như sau:

  1. Close Procurement phải xảy ra trước Close Project / Close Phase
  2. Close Procurement có thể xảy ra nhiều lần trong Project Life Cycle, Close Project/Close Phase chỉ xảy ra 1 lần vào cuối dự án.
  3. Ở Close Project / Close Phase có làm việc với khách hàng để khách hàng chấp nhận các deliverables.
  4. Close Procurement có thể có trong dự án, nhưng Close Project / Close phase chắc chắn phải xảy ra dù dự án có thành công hay không.
  5. Close Procurement là bạn đóng hợp đồng với bên thứ 3, Close Project / Close Phase là khách hàng đóng hợp đồng với bạn

Việc học và hiểu 2 quy trình này rất có ý nghĩa trong kỳ thi PMP vì nó giúp bạn trả lời hơn 1/5 câu hỏi trong kỳ thi PMP cho nên hãy master nó. Hãy xem PMP Exam Tip #13 về bí mật cách học 5 giai đoạn dự án.

Trên đây là chia sẻ của tôi về sự khác nhau giữa quy trình đóng dự án và quy trình đóng hợp đồng mua bán theo PMI đưa ra. Nếu các bạn có bình luận hay chia sẻ đừng ngần ngại comment ở phía dưới.

 

Good luck!

 

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.