08-flowchart | luyen thi PMP RMP online

Process Flow Charts Trong luyện thi PMI-RMP

In the previous chapter, we learned about the first diagramming technique that we can use in risk identification which was “Cause & Effect Diagrams”. In this chapter, we are going to look at the second diagramming technique that will be very useful in risk identification. It is called “System or Process flowcharts

Just like the Cause & Effect diagram, the process flow chart too is part of the “7 basic tools of quality” that are covered in the “Quality Control” chapter of the PMBOK.

A flow chart is a graphical representation of a process from the beginning to the end including order of processing, decision points etc. it shows us how the various items in a system are interrelated. Using this information we can analyze as to how a problem may have occurred. Once again, we are going in search of the problem causes as a way of resolving them along with preventing any such issues in future. The Risk Management team will take this flowchart and analyze it find out where a risk may occur and based on that information we try to figure out the root cause. Another important use of these flowcharts is that, they can also help us in identifying potential responses.

Let us look at a real life example as to how a process flow chart can help us nail a risk and its cause. Let’s say you are going to paint your house and the last two times you did, the paint started peeling off within months and by the end of 2 years it looked as though there was literally no paint on the wall. So, if you want to paint your walls again there is an imminent risk that the paint is going to peel off again. Isn’t it?

Let’s create a flowchart of the whole painting process. By analyzing the flowchart, we can pin-point two problem areas that might result in our risk which are highlighted by the red ovals around them.

08-flowchart | luyen thi PMP RMP online

As you can see, this paint peeling off can happen if we did not clean the painted surfaces properly or if we did not scrape off all the old paint. After we identify the cause we can even create a potential response that says that we must clean the paint surface and scrape off all old paint before beginning the paint-job.

Can you understand how useful this flowchart analysis can be now?

 

Comments

  1. Phạm Hoàng Tuấn

    Trong chương trước, chúng ta đã học được về kỹ thuật lập sơ đồ đầu tiên mà chúng ta có thể sử dụng trong việc xác định rủi ro là “Sơ đồ Nguyên nhân & Kết quả”. Trong chương này, chúng ta sẽ xem kỹ thuật lập biểu thứ hai sẽ rất hữu ích trong việc xác định rủi ro. Nó được gọi là “Sơ đồ khối /Lưu đồ Hệ thống hoặc Quy trình”
    Cũng giống như sơ đồ Nguyên nhân & Kết quả, Lưu đồ quá trình cũng là một phần của “7 công cụ cơ bản về chất lượng” được đề cập đến trong chương “Quản lý Chất lượng” của PMBOK.

    Sơ đồ khối/Lưu đồ là một biểu diễn đồ họa của một quy trình từ đầu đến cuối bao gồm thứ tự xử lý, các điểm quyết định, nó cho chúng ta thấy các mục khác nhau trong hệ thống có mối liên hệ với nhau như thế nào. Sử dụng thông tin này chúng ta có thể phân tích một vấn đề có thể đã xảy ra như thế nào. Một lần nữa, chúng ta sẽ tìm kiếm các nguyên nhân của vấn đề cũng như cách để giải quyết chúng cùng với việc phòng ngừa bất kỳ tình huống như vậy trong tương lai. Nhóm Quản lý Rủi ro sẽ làm việc với lưu đồ này và phân tích nó để tìm ra nơi rủi ro có thể xảy ra và dựa trên thông tin đó chúng ta cố gắng tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Một cách sử dụng quan trọng khác của các sơ đồ này là chúng cũng có thể giúp chúng ta xác định các phản ứng tiềm năng.

    Chúng ta hãy nhìn vào một ví dụ thực tế một sơ đồ khối-lưu đồ có thể giúp chúng ta đóng ghim một nguy cơ và nguyên nhân của nó như thế nào. Hãy nói rằng bạn sẽ sơn nhà của bạn và hai lần cuối cùng mà bạn đã làm, sơn bắt đầu bị bong tróc trong vòng vài tháng và vào cuối năm thứ 2 tường trông như thể là chưa từng được sơn. Vì vậy, nếu bạn muốn sơn lại bức tường của bạn một lần nữa ,có một nguy cơ sắp xảy ra là sơn sẽ lại bong tróc đúng không bạn ?

    Hãy tạo ra một lưu đồ của toàn bộ quá trình sơn. Bằng cách phân tích lưu đồ, chúng ta có thể đánh dấu hai khu vực có vấn đề mà có thể dẫn đến rủi ro của chúng ta ,được làm nổi bật bởi hình oval màu đỏ xung quanh chúng.

    Như bạn thấy, sơn này có thể bong ra nếu chúng ta không làm sạch bề mặt sẽ được sơn đúng cách hoặc nếu chúng ta không cạo hết sơn cũ. Sau khi xác định nguyên nhân, chúng ta thậm chí có thể tạo ra đáp ứng tiềm ẩn rằng chúng ta phải làm sạch bề mặt sơn và loại bỏ tất cả các sơn cũ trước khi bắt đầu công việc sơn.
    Bây giờ Bạn đã có thể hiểu phân tích lưu đồ này hữu ích như thế nào rồi chứ?

    View Comment

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.