Trước khi đi sâu vào tìm hiểu Lead và Lags thiết nghĩ tôi nên hệ thống hóa và vị trí hóa lại một chút tại sao lại có Lead và Lags.

Như chúng ta biết một dự án thông thường trải qua 5 giai đoạn từ I, P, E, M&C và C. Ở mỗi giai đoạn sẽ có các quy trình, mỗi quy trình này sẽ rớt 1 trong 10 mảng kiến thức (KA). Xem thêm: https://hocpmp.com/itto

Lead và Lags là một tool/techniques sử dụng ở quy trình Sequence Activities trong giai đoạn Planing.

Sequence Activities hình dung đơn giản là việc sắp thứ tự trước sau của các hoạt động trong dự án. Các hoạt động (Activities) này được chẻ nhỏ bóc tách từ các Work Package, nhiều WP sẽ hợp thành 1 Deliverable, nhiều Deliverable sẽ hợp thành 1 Milestones, khoảng cách giữa các milestones là bằng 0.

Quay trở về mục tiêu sắp xếp các activities PMP đề xuất có 3 công cụ/ kỹ thuật (tool/techniques) chính đó là: PDM (Precedence Diagramming Method) hay có cách gọi đơn giản là AON (Activity On Node), Dependency Determination và cuối cùng là Applying Leads and Lags.

Trong thực tế đây là bộ 3 tools luôn đi kèm hỗ trợ nhau rất tốt để xây dựng Schedule cho dự án, nhưng việc áp dụng cả 3 tools là ko bắt buộc. Để hiểu rõ vai trò của Leads và Lags tôi xin giành thời gian đi qua từng công cụ 1.

1 – PDM hay AON

Type: Tool/Techniques

Process name: Sequence Activities (6.3)

KA: Time Management

Target Process: Develop Schedule (6.6)

Lý thuyết: trong dự án có các hành động hay công việc có mối quan hệ với nhau và AON định nghĩa có 4 loại phụ thuộc giữa các công việc này:

  1. FS (Finish to Start): Đây là loại quan hệ phổ biến nhất, cần phải đào lỗ mới trồng cây được. Công việc đào lỗ Finish thì trồng cây mới Start.
  2. SS (Start to Start) -the second activity cannot be started until the first activity starts; both activities should start simultaneously.: Công việc A bắt đầu là điều kiện để công việc B bắt đầu. Ví dụ Design cần Start trước khi bắt đầu start Coding.
  3. FF (Finish to Finish) -the second activity cannot be finished until the first activity finishes; in other words, both activities should finish simultaneously.: Hành động thứ 2 để hoàn thành thì hành động đầu phải hoàn thành, hay nói 1 cách khác nên được hoàn thành cùng lúc.
  4. SF (Start to Finish) -(the second activity cannot be finished until the first activity starts.): Đây là tuýp phụ thuộc ít phổ biến. Công việc thứ 2 ko thể hoàn thành nếu công việc đầu ko bắt đầu. Ví dụ bạn chuyển nhà, nhà cũ bạn đã dọn xong hết rồi, nhưng hành động chuyển sang nhà mới, nhà mới chưa hoàn thành. Do đó hành động 1 ko thể thực hiện (chuyển nhà cũ sang nhà mới), khi hành động 2 chưa hoàn thành (nhà mới sẵn sàng).

 

2 – Dependency Determination: Có 3 loại phụ thuộc giữa các hành động:

  1. Hard Logic (Mandatory logic): thể hiện sự tuyệt đối. Ví dụ nói với người yêu: Em phải tắm sạch sẽ mới cho lên giường ngủ => tắm rửa sạch sẽ là là hành động 1, lên giường ngủ là hành động 2, hành động 2 chỉ đc làm sau khi hành động 1 xong.
  2. Soft Logic (Discretionary or Preferential Logic): thông thường phổ biến. Ví dụ: em có thể tắm trước hoặc sau khi ngủ… => mềm dẻo hơn rồi chứ. Nhưng cái gì cũng có ưu nhược điểm của nó, hãy cân nhắc trong việc vận hành dự án.
  3. External: thể hiện mỗi quan hệ giữa các hành động của dự án và các hành động ko thuộc dự án. Những việc này thường nằm ngoài tầm kiểm soát của project team.

 

3 – Applying Leads and Lags

Định nghĩa Leads: a lead may be added to start an successor activity before the predecessor activity is completed.

Định nghĩa Lags: a lag is inserted waiting time/elapsing time between an predecessor and successor activity.

Có thể hơi khó hiểu một chút cho những ai mới bắt đầu. Tôi sẽ cố gắng diễn giải nó một cách dễ hiểu hơn vì đây là một kỹ thuật rất quan trọng trong việc xây dựng Network Diagram hay Schedule cho dự án.

Thông thường các activity của dự án sẽ thuộc mối quan hệ FS, công việc A cần hoàn thành trc khi công việc B có thể bắt đầu. Tuy nhiên thực tế có thể công việc thứ 2 bắt đầu vài ngày sau khi công việc thứ nhất hoàn thành hoặc trước đó vài ngày…

Và 2 tình huống này nảy sinh khái niệm Lead và Lag

Lead Time

Trong khi hành động thứ nhất vẫn đang làm (running), hành động thứ 2 đã bắt đầu (về lý thuyết thì cần hành động 1 hoàn thành, hành động 2 mới bắt đầu, nhưng do ép buộc tiến độ nào đó mà hành động thứ 2 phải làm sớm hơn bình thường). Lead Time chính là khoảng thời gian chồng lấp giữa 2 hành động.

Ví dụ: Hành động 1 làm cần 20 ngày để hoàn thành, hành động 2 làm cần 10 ngày để hoàn thành. mối quan hệ FS, hành động 2 bắt đầu từ ngày 15, vào ngày thứ 15 lưu ý hành động 1 vẫn tiếp tục chạy. Ở ví dụ này Lead Time = 20-15 = 5 ngày.

Ví dụ thực tế: bạn xây tường và quét sơn 2 tầng lầu. Như lý thuyết thông thường cần phải xây tường xong mới có thể quét sơn. Nhưng áp dụng Lead Time, bạn xây tường tầng 1 xong, bạn có thể tiến hành sơn tầng 1, lúc này xây tầng 2.

Lag Time

Khi công việc thứ nhất hoàn thành, cần một khoảng thời gian trì hoãn (delay/waiting) để thực hiện công việc 2. Khoảng thời gian trì hoãn này gọi là Lags.

Ví dụ, công việc 1 bạn làm 3 ngày, công việc 2 bạn làm 2 ngày. Bạn chờ 1 ngày sau khi hoàn thành công việc 1 mới làm công việc 2 => Lag Time = 1

Ví dụ này phổ biến trong ngành xây dựng. Sơn tường có 2 lớp sơn, sơn phủ và sơn cuối cùng. sau khi sơn sơn phủ, bạn cần 1 khoảng thời gian từ 8 giờ để có thể sơn lớp sơn tiếp theo => Lag Time = 8 giờ.

Bài này Kevin mô tả ở mối quan hệ FS, là mối quan hệ phổ biến nhất trong thực tế. Về mặt lý thuyết Lead và Lag có thể xảy ra ở FS, SS hay somethingelse. Nhưng đó là ít phổ biến. Bạn hoàn toàn có thể xây dựng dựa trên hiểu biết nền tảng này.

Chúc cả nhà sức khỏe,

 

 

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.