hierarchy

5 Thuyết thúc đẩy Motivational Theories mà Project Manager cần phải biết để thi PMP

 

Ở bài này tôi chia sẻ về Các thuyết thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên hay còn gọi là Motivational Theories trong lĩnh vực quản lý dự án dự án nói chung và HRM (Quản trị nguồn nhân lực) nói riêng. Sự thực đây là một góc nhìn với quan điểm bạn là 1 Project Manager, đúng ra HRM là một mảng kiến thức áp dụng cho mọi ngành nghề, không riêng gì cho quản lý dự án và PMI dùng những kiến thức, mô hình này để áp dụng trong lĩnh vực quản lý dự án chuyên nghiệp.

Kevin viết bài này trên HocPMP.Com theo mong muốn của chị Nga, cũng hy vọng qua bài viết này các bạn có thể biết thêm được một chút về Motivational hoặc có thể chia sẻ thêm bên dưới phần bình luận để nội dung được hoàn chỉnh hơn.

Nếu anh chị đã học chuyên về quản trị nguồn nhân lực hoặc có học ở cấp độ MBA (Thạc sĩ Quản trị kinh doanh) sẽ nhận thấy lĩnh vực về HR rất rộng lớn và trong 1 topic không thể giải thích hay chia sẻ tường tận được, bởi vì các kiến thức này nó cấu hình dạng chuỗi. Có những lúc Kevin học mà vẫn cảm thấy sao mình càng học càng rộng lớn và điều đó dường như không có điểm dừng.

Nhưng cũng rất may mắn rằng nếu bạn chỉ cần thi PMP theo chuẩn PMI, tin vui là bạn chỉ cần nắm Framwork hay lý thuyết mô hình đó muốn điều gì, còn nếu nhu cầu muốn deploy, implementation mô hình đó trong doanh nghiệp, cho team của mình thì đó là một chặng đường dài và anh chị cần phải đào sâu vào nó hơn nữa. Nhìn chung PMP chỉ giúp cover anh chị những kiến thức cốt sườn cho quản lý nói chung và quản lý dự án nói riêng, nó giúp anh chị có mindset khi làm dự án chuyên nghiệp.  Những kiến thức khi học PMP càng phát huy nếu chúng ta làm việc với nước ngoài hay nhiều location.

Đặc biệt trong PMBOK 5 không có mô tả chi tiết các thuyết về Motivational cho nên đây là một topic dễ gây hoang mang cho người thi PMP, bài chia sẻ này của Kevin dựa trên hiểu biết về quản trị kinh doanh nói chung và kinh nghiệm giải đề PMP gặp phải những thuyết này. Chắc chắn rằng trong đề thi PMP các bạn sẽ phải gặp 1 vài câu về Motivational Theory bởi nó nằm gọn trong mảng Knowledge Area HR.

Vị trí của Motivational Theories trong giai đoạn nào của quản lý dự án?

Điều này cần phải xác định đầu tiên, Motivational Theories được dùng trong giai đoạn executing và xảy ra trong Knowledge Area HRM. Trong HRM có 4 quy trình chính:

  1. Plan human resource management 
  2. Acquire project team
  3. Develop project team
  4. Manage project team

Motivation được xem là 1 trong các Interpersonal Skills (Soft skill) của 1 Project Manager, trong bộ soft skill này còn gồm có:

  • Leadership
  • Team building
  • Communication
  • Influencing
  • Decision making
  • Negotiation
  • Trust building
  • Conflict management
  • Coaching
  • Political and cultural awareness

(Đúng là gạch mấy đầu dòng này ra thì rất dễ, nhưng là 1 Project Manager để tốt những kỹ năng này sẽ mất một khoảng thời gian làm nghề rất lâu và dường như không bao giờ là đủ.)

Đối tượng chính motivation của Project Manager là Project team members, nhưng đôi lúc ta cũng có thể áp dụng những lý thuyết này với những đối tượng Stakeholder khác để tăng sự hợp tác của họ trong dự án.

Motivation là gì?

Motivation dịch tiếng việt đơn giản là những khao khát hay sự sẵn lòng làm một việc nào đó. Ví dụ Ms Nga là Project Manager của dự án, Ms Nga phải tạo WBS dự án và đó là trách nhiệm của Ms Nga. Kevin không thuộc project management team, chỉ là 1 Senior Engineer, nhưng lại có hiểu biết về dự án. Ms Nga nhờ Kevin làm WBS (việc này không phải của Kevin), Kevin vẫn sẵn lòng giúp việc không hoàn toàn thuộc trách nhiệm của cá nhân, đây là Motivation.

Việc để project team luôn có động lực và khao khát làm việc là việc rất quan trọng với sự thành công của dự án. Ở bài này Kevin chia sẻ ở mức lý thuyết, không chia sẻ thực tế sẽ nên dùng mô hình hay lý thuyết nào để quản lý tốt nhất. Điều đó tùy thuộc vào năng lực Project Manager, ngành nghề, đối tượng, cấp bậc….

Mỗi cá nhân lại có cách Motivation khác nhau bởi mỗi người có những nhu cầu, mục tiêu khác nhau khi làm bất cứ việc nào đó. Có người lại thích làm những công việc khó khăn thử thách, có người lại thích lương thưởng tốt mới làm, có người thích được đi công tác, có người lại thích được khen…. Rất muôn màu do đó để thành công Project Manager cần phải biết và thực hành thường xuyên về Motivation. Trên thế giới hiện có 5 thuyết về Motivation phổ biến và đó cũng là 5 thuyết thường thi trong kỳ thi PMP.

  1. Maslow’s Need (Abraham Maslow)
    1. Physiological > Safety > Social (Love/Belonging) > Esteem > Self actulization
  2. McGregor‘s Theory X and Y:
    1. Theory X: Sad
    2. Theory Y: Happy
  3. Herzberg
    1. Hygiene factors: dont improve the performance
      1. Working conditions,policies, supervision
      2. Salary
      3. Personal life
      4. Relationship at work
      5. Safety
    2. Motivational factors:
      1. Responsibility
      2. Self-actualization
      3. Professional growth
      4. Recognition
      5. Levels of challenge
      6. opportunity for creativity
  4. McClelland: Achievement, Affiliation, Power
  5. Expectancy: Expectancy (E), Instrumentality (I), Valence (V)

Chúng ta cùng xem qua 5 thuyết này nào.


1 – Tháp nhu cầu Maslow (Maslow’s Hierarchy or needs)

Tháp nhu cầu của Maslow là thuyết về thúc đẩy động lực phổ biến nhất, và nó cũng được dùng rất nhiều trong các bài giảng tại các trường đại học về quản lý nói chung. Thuyết nhu cầu của Maslow (Tên đầy đủ Abraham Maslow) được giới thiệu vào năm 1943, khi đó nó là một học thuyết về tâm lý nói chung. Và đến năm 1954 (Hơn 10 năm sau) được ông mở rộng ra thành thuyết về phát triển con người.

Thuyết Maslow mô tả dưới dạng hình tháp, ở đó các nhu cầu căn bản được xếp ở dưới. Có tất cả 5 tầng nhu cầu, trong đó 4 tầng ở dưới được gọi là nhu cầu cần phải được đáp ứng vì thiếu xót chúng sẽ khiến 1 cá nhân bị thấp áp lực, căng thẳng, thuật ngữ tiếng anh gọi 4 tầng này là “Deficit Needs”. Còn tầng trên cùng có tên là Self-actualization gọi là “Being needs”. Chúng ta cùng xem hình sau để nhận thấy rõ điều này:

hierarchy

Trong đề thi PMP sẽ hỏi anh chị về các vấn đề liên quan tháp nhu cầu của Maslow như hỏi tầng nào tối cao nhất, hay thấp nhất, hay đưa ra một tình huống nhân viên có nhu cầu abc và Project Manager cần xem nhân viên đó đang ở mức nhu cầu nào… Hơn nữa trong đề thi PMP cũng có thể hỏi về Maslow khi cho 1 keyword, bạn phải xem nhu cầu đó trong tầng thứ mấy và tên gì… Chúng ta hãy xem hình sau mô tả một chi tiết rõ hơn về tháp nhu cầu Maslow:

Maslows_Hierarchy_of_Needs

Chi tiết giải thích từng tầng trong tháp nhu cầu Maslow:

  1. Physiological: Đây là tầng thấp nhất thuộc về các nhu cầu cơ bản như nhu cầu ăn, uống, sex, ngủ, thở… Đây được xem như phần con, phần thuộc bản năng và luôn phải được đáp ứng đầu tiên trước khi đi lên tầng cao hơn. Ví dụ bạn dù có giỏi cỡ mấy nhưng khi đói khát thì không thể nói bạn cố làm việc đi…
  2. Satefy: Sau khi bạn đáp ứng cơm ăn, nhà ở đi làm đủ sống rồi, bạn sẽ có các nhu cầu về an toàn (Satefy). Ví dụ bạn muốn gởi ngân hàng tiền để có khoản dự phòng hay nhân viên công ty cảm thấy bất an trong vị trí có thể tìm việc ở công ty khác để dự phòng mình có gì bất ổn sẽ chuyển công ty ngay. Nhu câu ở tầng Satefy gắn liền các keyword như: Tính bảo mật (security), tính ổn định (stability)…
  3. Love/belonging (Social): Đây là nhu cầu về xã hội, về tình yêu có các mối quan hệ bạn bè, có gia đình… Ví dụ bạn sau khi đi làm đủ ăn, có nhà ở (physiological), có chút tiền gởi ngân hàng (satefy), bây giờ bạn muốn mở rộng giao thiệp xã hội, muốn có vợ và con cái… Đây là nhu cầu về Love/Social/Belonging. Bạn nhận thấy ở tầng thứ 3 trở đi, nhu cầu con người không chỉ cá nhân nữa mà có sự yêu cầu của các bên thứ 3. Bên thứ 3 ở đây là gia đình, bạn bè.
  4. Esteem: được gọi là sự kính mến của mọi người xung quanh khi bạn làm xong một việc nào đó bạn cần được tôn trọng (respect), được chú ý như một ngôi sao (attention), được cảm kích (appreciation)… Mức độ này cao hơn ở tầng thứ 3 Love/belonging bởi vì có mối quan hệ xung và mối quan hệ đó phải kính mến mình. Đòi hỏi ngày càng cao phải không nào? Một số keyword trong tầng Esteem: respect of others, respect by others, confidence, achievement…
  5. Self-actualization: Đây là mức độ cao nhất trong tháp nhu cầu, đó là cá nhân muốn trở thành cái gì đó mà anh ta muốn, phải trở thành nó. Ví dụ Kevin thích làm ca sỹ và vào SoPig để nổi tiếng thì Kevin phải làm điều đó, đó là điều cháy bỏng muốn thực hiện thì phải trở thành con người như thế, lúc này tiền bạc hay gia đình hay bạn bè không phải là điều mà Kevin quan tâm nhiều nữa. Ví dụ anh Đặng Lê Nguyên Vũ  chủ tịch tập đoàn cà phê Trung Nguyên có doanh thu hàng năm hàng ngàn tỷ đồng, sau này anh muốn làm chính trị gia, muốn viết sách… Một số keyword trong tầng Self-actualization là: self-fulfillment, growth, learning, creativity…

Kết lại 1 câu trong tháp nhu cầu Maslow đó là con người không được thúc đẩy cao nhất bởi tiền và sự an toàn. Thay vào đó thúc đẩy cao nhất là góp phần sử dụng kỹ năng thực sự của họ (Self-Actualization).

 

People are not most motivated to work by security or money. Instead, the highest motivation is to contribute and to use their skills. Maslow calls this “self-actualization”.

 


2 – Theory X và Theory Y của McGregor

Thuyết X và Thuyết Y được Douglas McGregor đưa ra vào những năm 1960. Ông này là giáo sư giảng dạy quản lý ở MIT. Thuyết X và Y đề cập đến cách thức quản lý nhân viên của Project Manager.

Theory X: Manager tin rằng team members cần phải được theo dõi chặt chẽ, quan niệm team member làm việc sẽ không trách nhiệm và luôn trốn tránh công việc. Do đó Manager có xu hướng khiển trách mọi thứ.

Theory Y: ngược lại với thuyết X thì quản lý theo trường phái này lại nghĩ nhân viên luôn sẵn sàng làm việc mà không cần theo dõi, nhân viên luôn tự giác làm công việc của mình.

Trong đề thi PMP sẽ hỏi anh chị liên quan thuyết X và thuyết Y như sau:

  • Đưa ra phong cách quản lý của Project Manager, hỏi ông Project Manager này làm việc theo thuyết X hay Y
  • Hỏi thuyết X hay Y do ai là người đưa ra? (Douglas McGregor)

Rất dễ phải không nào? Nhưng hãy cẩn thận kẻo bị nhầm nhé các bạn :D Vì chặng đường thi PMP các bạn sẽ phải nhớ rất nhiều thuyết, rất nhiều cái tên. (Xem thêm: https://hocpmp.com/study-notes)

 

Theory X: manager who accept this theory believe people need to be watched every minute, people avoid responsibility and avoid work whenever possible.

Theory Y: managers who accept this theory believe that people are willing to work without supervision, and want to achieve. People can direct their own efforts.

 

 

theory_x_and_theory_y_comparison


3 – Thuyết Nhu cầu của McClelland

David McCelland là một nhà lý luận tâm lý người Mỹ và cho rằng con người được thúc đẩy bởi 3 thành tố chính đó là:

  • Achievement (Thành tích, thành tựu): Những người bị thúc đẩy bởi thành tựu công việc sẽ ưu thích việc làm giỏi công việc của mình bằng sự nỗ lực, chứ không phải bằng sự may mắn. Họ thích được giao các project  thử thách nhưng vẫn khả thi thực hiện (reachable). Họ thích được công nhận năng lực (recognition).
  • Affiliation (Hội nhập): Những người này có phong cách thích được làm việc với người khác, có nghĩa là khi làm việc với mọi người, được hợp tác với mọi người đó là điều mà người này ưa thích. Mục tiêu họ tìm kiếm sự chấn nhận (Approval) hơn là sự công nhận năng lực (Recognition), thậm chí tiêu cực đến mức không cho phép sự bất đồng ý (disagreement). Loại cá nhân này luôn muốn được mọi người trong team tôn trọng và yêu thích.
  • Power (Quyền lực): Đây là những người có phong cách hướng đến số đông xã hội, không còn hướng cá nhân, họ là những leaders, có khả năng leadership lãnh đạo người khác, mong muốn được điều khiển mọi thứ, luôn làm mọi thứ để gia tăng uy tín cá nhân (prestige).

McClelland-Needs

McClelland cho rằng những nhà quản lý (Manager) thúc đẩy bởi Achievement, những ở vị trí Top management được thúc đẩy bởi Power và tuyệt đối không Affiliation.

 


4 – Herzberg’s Theory

Thuyết của Herzberg đề xuất vào năm 1960 lại quan tâm đến 2 yếu tố: Hygiene FactorsMotivating agents.

Herzberg cho rằng Hygiene factors chỉ làm giảm sự thỏa mãn, phá hủy sự thúc đẩy, việc càng dựa vào chúng sẽ chẳng thúc đẩy gì nhân viên, các nhân tố thuộc Hygiene factors đó là:

  1. Working conditions,policies, supervision
  2. Salary
  3. Personal life
  4. Relationship at work
  5. Safety

Ngược lại với Hygiene factors đó là các Motivational factors (Motivating agents) lại là nhân tố chính thúc đẩy động lực nhân viên, đó là:

  1. Responsibility
  2. Self-actualization
  3. Professional growth
  4. Recognition
  5. Levels of challenge
  6. opportunity for creativity

Quay lại với đề thi PMP sẽ hỏi các bạn ở những ý như sau liên quan thuyết của Herzberg:

  • Hỏi thuyết nào quan tâm đến 2 yếu tố Hygiene factors và Motivational factors? (Herzberg)
  • Đưa định nghĩa nhân tố không thúc đẩy động lực hay thúc đẩy hỏi đó là Hygiene hay Motivational?
  • Đưa ra một loạt những nhân tố, hỏi nhân tố nào dưới đây là Hygiene hay Motivational, các bạn phải nhớ danh sách ở trên.

 

Ngoài lề, Đi sâu vào 1 thuyết rất rộng, ta không thể giới thiệu hết phạm vi nghiên cứu của mỗi tác giả và đưa ra phù hợp với cá nhân, có thể các bạn nói rằng ông này vô lý khi nói Salary mà không thúc đẩy nhân viên nhưng đó có thể cấp độ nhân viên không phải dạng “bò sữa” mà là dạng sao “star” thì sẽ khác (Thuật ngữ bò sữa và star trong xây dựng chiến lược BCG). Cho nên nếu để tranh luận việc này sẽ không có ý nghĩa bằng việc bạn sử dụng lại kết quả nghiên cứu của các tác giả.

 


5 – Expectancy Theory

Thuyết về sự mong đợi (Expectancy Theory) được Victor Vroom tại trường Yale đưa ra vào năm 1964, ông giả định rằng con người lựa chọn hay hành động dựa vào sự mong đợi của các kết quả xảy ra (expectation of intended result). Trong mô hình này có 3 biến đó là:

  • Expectancy (E): Expectation tạo ra Performance.
  • Instrumentality (I): Performance tạo ra favorable Outcome (Promotion, salary increase).
  • Valence (V): Có vai trò trong những hệ thống Reward dựa trên needs, objectives, và sources of motivation.

Manager có thể hiểu trạng thái của nhân viên từ đó có những cách thúc đẩy riêng, có thể biết được những mong đợi của nhân viên là cội nguồn của làm việc hiệu quả (Performance), từ nếu làm việc hiệu quả thì có những specific reward để motivate nhân viên.

Trong đề thi PMP cũng sẽ có thể hỏi bạn về Expectancy là gì, Instrumentality là gì hay Valence là gì. Hãy nhớ những keyword Kevin đã note trong mỗi ý (những từ nào thuộc keyword Kevin sẽ không dịch sang tiếng Việt vì làm thế khiến bạn lúng túng khi đọc đề PMP tiếng anh, có thể các bạn hiểu tiếng Việt nhưng không biết từ tiếng anh để triển khai chúng).


Lessons Learned

Ở Motivational Theory bạn cần nắm 5 thuyết này, các nhân tố hay biến trong mỗi thuyết, mỗi nhân tố hay tầng trong Maslow có ý nghĩa thế nào. Những kiến thức trong bài được tổng hợp dựa trên phần lớn là kiến thức quản trị kinh doanh và kinh nghiệm thi PMP gặp phải (PMBOK không đề cập gì đến chi tiết các thuyết này).

Nếu có bất cứ chia sẻ hay góp ý bạn vui lòng chia sẻ ở dưới phần bình luận. Tôi rất vui lòng về điều đó. Cảm ơn.

 

Comments

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.