HocPMP.Com

Những ITTO phổ biến nhất trong 47 quy trình Quản Lý Dự Án

Để tham gia kỳ thi PMP Exam là một sự nỗ lực dài hạn của bất kỳ cá nhân nào bởi đó là một việc kiểm tra kiến thức và năng lực của bạn khi áp dụng những khái niệm vào điều kiện làm QLDA thực tế. Để thi PMP bạn tối thiểu phải nắm vững các quy trình của 10 mảng kiến thức mà PMI đề xuất trong PMBOK5. Với mỗi quy trình đó bạn cần nắm vững các Inputs, Tools & Techniques, Outputs mà chúng ta vẫn thường gọi tắt là ITTO và hiểu rõ cách hoạt động của mỗi quy trình (process) tương tác với nhau giữa 47 quy trình trong 10 mảng kiến thức này.

New_FRS_Image_PMP_exam_Pre_ITTO

Trong PMBOK4 đề xuất 9 mảng kiến thức (KA – Knowledge Area), 42 quy trình và 516 ITTO’s

PMBOK5 được ra đời từ 7/2013 và từ đó mỗi người thi PMP cần update với 10 mảng kiến thức, 600 ITTO’s.

Nếu ngay từ đầu chúng ta tiếp cận 1 cách chi tiết tất cả các Input hay TT hay Output sẽ rất khó khăn bởi vì chúng rất nhiều. Cho nên ở bài này tôi liệt kê các ITTO phổ biến nhất, cốt lõi nhất mà bạn nhất định phải thuộc. Việc nắm các ITTO này sẽ là tiền đề giúp bạn nắm các ITTO còn lại dễ dàng hơn.

Để thi PMP, bắt buộc bạn phải hiểu rõ ITTO.

Một điều nữa, vì kỳ thi PMP Exam sử dụng Tiếng Anh là ngôn ngữ chính để thi do đó bài viết trên hocpmp.com cố gắng diễn giải một cách dễ hiểu nhất nhưng những cụm từ, thuật ngữ mang tính chuyên ngành sẽ xin phép không dịch ra Tiếng Việt vì như thế vô hình sẽ tạo khó khăn cho việc thi cử của các bạn (Biết từ tiếng Việt mà ko biết từ Tiếng Anh). Nếu có bất cứ thuật ngữ Tiếng Anh nào mà HocPMP chưa giải thích làm bạn dễ hiểu hãy để lại bình luận trong bài hoặc email về [email protected] chúng tôi sẽ phúc đáp nhanh nhất có thể.


COMMON INPUTS

1 – EEF – Enterprise Environment Factors

EEF là những nhân tố không dưới sự điều khiển của project team và chúng có ảnh hưởng đến việc thực hiện, điều khiển và ràng buộc (constraint) dự án. EEF là Input của rất nhiều process.

Một vài ví dụ về EEF như sau:

  • Stakeholder risk tolerance
  • Company’s Organization Structure
  • Marketplace Conditions
  • Government or industry standards (agency regulations, codes of conduct, quality standards…)
  • Political Climate
  • Organization’s infrastructure
  • Commercial Database

2 – OPA – Organizational Process Assets

OPA là những plan, process, knowledge bases và những policy được sử dụng bởi bất cứ một tổ chức nào để hỗ trợ dự án thành công. OPA gồm 2 loại chính:

  1. Processes & Procedures
  2. Corporate Knowledge

Một vài ví dụ phổ biến về OPA:

  • Templates for common project docs
  • Historical Info
  • LL
  • Software Tools
  • Organizational policies, procedures and guidances on any area.
  • Knowledge bases

3 – Project Management Plan

Project Management Plan là tài liệu quan trọng và cuối cùng của tất cả quy trình planning. Nó rất quan trọng đối với người thực thi dự án cũng như thi PMP cần hiểu rõ tài liệu này nó có từ đâu và sử dụng nó như thế nào.

The project management plan defines how a project is monitored, controlled, executed, and closed.

Theo PMPBOK Guide, Project Management Plan được tạo ra từ quy trình Develop Project Management Plan là một quy trình định nghĩa (defining), chuẩn bị (preparing), và kết hợp (Coordinating) tất cả các plan con và tích hợp (integrating) chúng vào một bản kế hoạch toàn diện, bản kế hoạch này gọi là Project Management Plan.

Project Management Plan có thể được tạo ra ở mức độ high level hoặc rất chi tiết. Thông thường ở mức độ chi tiết (very detailed), còn ở mức độ highlevel thông thường là Project Charter.

16 thành phần của Project Management Plan:

  1. Scope Management Plan
  2. Schedule Management Plan
  3. Cost Management Plan
  4. Quality Management Plan
  5. HRM Plan
  6. Communication Management Plan
  7. Stakeholder Management Plan
  8. Risk Management Plan
  9. Procurement Management Plan
  10. Requirements Management Plan
  11. Schedule Baseline
  12. Cost Baseline
  13. Scope Baseline (Project Scope statement + WBS + WBS Dictionary)
  14. Process Improvement Plan
  15. Configuration Management Plan
  16. Change Management Plan

4 – Work Performance Information (WPI)

Bất kỳ thông tin giá trị thu thập về dự án là kết quả của quy trình Direct & Manage Project Work. WPI cho ta thông tin để đưa ra các quyết định liên quan dự án. WPI phản ánh kết quả công việc thực tế của dự án thông qua các actual data khi dự án vào giai đoạn thi hành. Project Stakeholder bao gồm cả team members, customer’s need đều quan tâm đến các trạng thái của deliverables, công việc được thực hiện đã sử dụng bao nhiêu cost (budget) và schedule, dự án có thỏa các tiêu chuẩn chất lượng đề ra hay không.


COMMON TOOLS

1 – PMIS – Project Management Information System

PMIS là một khái niệm quan trọng để thi PMP. Nó cung cấp các truy cập, cách sử dụng đến các công cụ khác như Scheduling Tools, Work Authorization System, Configuration Management System, hay một giao diện tích hợp đến một chương trình xử lý tự động online nào đó. PMIS đôi lúc được xem xét như là một EEF vì nó là một thành phần môi trường khi dự án được thi hành.

2 – Expert Judgment

Đây là khái niệm được sử dụng bởi PMBOK Guide. Expert Judgment được sử dụng khi bất cứ thành viên dự án hay PM không có đủ kiến thức hay kinh nghiệm trong lĩnh vực nào đó mà cần tư vấn, đó có thể là trong tổ chức, paid consultant, hay bất cứ người nào có kiến thức kinh nghiệm về lĩnh vực cần hỏi. Tool này rất phổ biến trong quá trình Planning.


COMMON OUTPUTS

1 – CR – Change Requests

Khi công việc được thực hiện trong dự án, đôi lúc nó có sự thay đổi và một CR cần được tạo ra. Có nhiều loại CR có thể được tạo ra, CR đó tạo ra để tăng hay giảm scope của dự án, CR đó tạo ra để thay thế một quality standard nào đó, hay thậm chí CR được tạo ra để tăng hay giảm Budget dự án.

Tất cả các CR đều được đưa vào quy trình Performed Integrated Change Control 4.5 nơi mà chúng được đánh giá và từ đó đưa ra quyết đinh CR đó được Approved hay Rejected. Nếu một CR được Approved nó sẽ là nguyên nhân việc thay đổi Project Management Plan, đó có thể là cập nhật lại Cost Baseline…

Change requests are usually related to defect repair, preventive action (changes made to avoid the occurrence of a problem), or corrective action (any change to bring future results in line with the plan).

2 – Updates

Các bản cập nhật Update của dự án hay EEF hay OPA cũng rất phổ biến xuyên suốt quá trình planning, executing, monitoring và controlling dự án.


Kết luận

Nếu bạn muốn thi chứng chỉ PMP bạn cần hiểu nằm lòng ITTO của PMI đề xuất.

Một vài ITTO lặp lại ở các quy trình, thông qua việc nắm từ từ những ITTO chủ yếu, bạn có thể đi sâu vào các ITTO khác của các quy trình, điều này giúp bạn giảm thời gian nghiên cứu các khái niệm lặp lại của PMP.

Cũng như anh em làm dự án, chúng tôi mong muốn đưa đến cách học tập thông minh nhất để giúp anh em nắm kiến thức chuẩn và đáp ứng kỳ thi PMP Exam tốt nhất.

Chúc các bạn sức khỏe và thành công,

Kevin

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.