HocPMP.Com

Project Charter hay còn gọi là bản tuyên ngôn dự án, có tên khác là “Project Definition Doc”, là tài liệu quan trọng nhất của  dự án. Tài liệu này xác nhận sự tồn tại của một dự án (giấy khai sinh) và cho ta biết khi một dự án bắt đầu.

Khi Project Sponsor ký vào Project Charter thì lúc đó dự án bắt đầu một cách giấy tờ (officially). Có nhiều bạn hỏi là trước khi có Project Charter có thể trải qua rất nhiều bước, ví dụ ông CEO chợt có ý tưởng mở sòng bài ở Côn Đảo chẳng hạn, nhưng sau một đêm nào đó mới quyết tâm và thấy khả thi trong năm 2016. Lúc này ông mới giao quyền và ký vào Project Charter thì dự án đó mới được công nhận là bắt đầu.

Sẽ có một chút nhầm lẫn ở đây các bạn lưu ý là Project Charter được tạo bởi Project Manager và Project Management Team nhưng người cấp quyền cho nó hoạt động lại là một người khác ở bên ngoài, thông thường là các Top Management như Project Sponsor hay Customer.

Project Charter nêu vấn đề cung cầu của tổ chức từ đó nảy sinh sự tồn tại của dự án này qua Project Charter, nêu lợi ích của tổ chức khi thực hiện dự án này, không quên bao gồm một mô tả ngắn về đầu ra của dự án là gì.

Project Charter có key word là High level information, là những thông tin hết sức ở mức tổng quan, chung về dự án. Việc thay đổi Project Charter là cực kỳ hiếm khi thực hiện quản lý dự án.

Project Charter phải được tạo càng sớm càng tốt. Bởi vì ko có Project Charter ta sẽ không có Project Manager, không có Project title, không có budget… và vì thế không có tài khoản chi phí được mở để ghi nhận chi phí dự án.

Một bản Project Charter rút gọn nhất cũng phải chứa đựng: project scope, budget, milestones, and technical characteristics.

Thông thường một bản Project Charter có độ dài từ 1-2 trang A4 là có thể chứa đựng đủ các thông tin. Qua đây 8 đặc điểm nổi bật của Project Charter HocPMP.com thống kê lại:

  1. Nhận biết sự tồn tại của dự án
  2. Ai là Project Manager?
  3. Thiết lập quyền hạn của PM để cung cấp tài nguyên cho dự án
  4. Định nghĩa Project Objectives
  5. Danh sách các Stakeholder chính
  6. Chỉ 1-2 trang là tối đa.
  7. Thường được tạo bởi Project Manager hoặc project management team
  8. Được ký duyệt bởi Project Sponsor hay một ai ở Top Management (bên ngoài dự án).

 

Project Charter được tạo bởi Project Manager hoặc Project Management Team bởi vì họ có kiến thức về dự án theo một subject nào đó, nhưng cần phải ký duyệt bởi người bên ngoài dự án ở mức độ Top Management, thông thường là Project Sponsor.

Và cũng biết rằng mặc dù Project Sponsor hay Client ký vào Project Charter nhưng họ không phải là người tham dự vào công việc hàng ngày của bạn (day to day activity). Họ chỉ quan tâm đến các thông tin về kết quả ở mức high level như các thông tin về milestones…

Nội dung của 1 bản tuyên ngôn dự án Project Charter

  1. Project title and description
  2. Project purpose and justification
  3. Measurable Project objectives
  4. Description of output  of the project
  5. Assigning the PM and his/her authority level
  6. High level assumptions/constrains
  7. Pre-assigned resources
  8. Name of main stakeholders
  9. Expectations
  10. High level project and product requirements
  11. Acceptance Criteria
  12. Summary of important milestones
  13. Estimated Budget
  14. High level risks
  15. Name of the Sponsor
  16. Project’s approval criteria

 

Lợi ích của Project Charter

  • Cho phép Project Manager xác thực quyền hạn để thực hiện dự án
  • Lý do tồn tại của dự án
  • Định nghĩa kết quả cuối cùng của dự án
  • Dự án này có liên quan gì đến mục tiêu tổ chức
  • Cho phép team member biết về hệ thống báo cáo.
  • Cho phép Project Manager tránh khỏi Scope Screep và Gold Plating. (Scope Screep là một khái niệm trong PMP mô tả những sự mở rộng/thay đổi đến sản phẩm hay project scope mà ko điều chỉnh đến time, cost, resources / Gold Plating là một khái niệm cũng được đề xuất bởi PMP mô tả làm những gì vượt quá yêu cầu của khách hàng. Chủ nghĩa PMP yêu cầu No Gold Plating).
  • Tránh những cãi vã không cần thiết sau này.

 

Kết luận

Project Charter là một công cụ truyền thông tốt làm việc giữa các stakeholders, giúp đưa ra các thông tin chính của dự án ở mức độ highlevel. Project Charter thông thường được tạo bởi Project Manager và được ký duyệt bởi các Top Management, khi Project Charter được phê duyệt thì dự án sẽ bắt đầu.

Bài chia sẻ về Project Charter tại HocPMP.com đã hết, nếu bạn có những chia sẻ hơn nữa, xin vui lòng chia sẻ dưới comment để kiến thức quản lý dự án được thêm hoàn chỉnh và phong phú.

 

 

Comments

  1. Hoàng Hà

    Gửi KeVin,

    Nếu dịch PJ chapter là Tuyên ngôn dự án nghe hoàn tráng quá

    Nên xem lại để có từ phù hợp hợp

    Tôi sẽ gửi PA của Tôi nếu có

    Cảm ơn Bạn đã tạo trang web này

    Hẹn gặp

    View Comment

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.