HocPMP.Com

Project Kickoff Meeting là gì?

 

Kickoff Meeting là một Communication Tool rất quan trọng dùng để giao tiếp với các Project Stakeholders. Nếu làm cuộc họp này tốt, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình Executing và tối thiểu hóa rủi ro và hoàn thành dự án thành công.

Trong các câu hỏi thi PMP Exam có nhắc đến kickoff meeting một vài lần, nhưng trong tài liệu PMBOK 5th Edition lại không nhắc đến Kickoff Meeting nhưng trong thực tiễn làm quản lý dự án thuật ngữ kickoff meeting được sử dụng rất phổ biến.

Trong thực tế quản lý dự án công cụ này được giới thiệu trong quy trình phát triển Project Team với mục tiêu cải tiến lòng tin, sự đồng lòng giữa các thành viên.

 

What is Project Kickoff Meeting?

Project Kickoff Meeting là cuộc họp đầu tiên giữa các project stakeholders. Hiểu đơn giản là cuộc họp đầu tiên giữa các bên liên quan trong dự án. Cuộc họp này thông thường được tổ chức giữa các high level project stakeholders như là: project sponsor, project manager, management.

Ở mức độ dự án (project level), bạn có thể tổ chức kickoff meeting giữa các thành viên trong dự án. Bởi vì các thành viên trong team có thể là mới với nhau, nên cuộc họp này gọi là Kickoff meeting.

Đối với dự án nhỏ, bạn có thể có 1 buổi kickoff meeting duy nhất giữa tất cả các thành viên trong 1 nhóm, nhưng với các dự án lớn, bạn có thể có buổi kickoff cho từng giai đoạn (phase) của dự án. Cũng theo PMBOK định nghĩa phase dự án như một project life cycle.

Đối với các dự án siêu lớn (siêu dự án), dự án có thể triển khai ở cả Hà Nội và HCM chẳng hạn, buổi kickoff có thể tổ chức qua các virtual room với sự hỗ trợ của công nghệ như Video Conference, Webinar…

 

What is the purpose of a kickoff meeting?

Khi vào một dự án các thành viên đều có thể là mới với nhau, chưa hề biết, mục tiêu đầu tiên của kickoff meeting đó là để các thành viên biết về nhau. Ở đây, bạn sẽ giới thiệu về các Project Sponsor, Top management, Key customers, và các stakeholder quan trọng khác…

Mục tiêu tiếp theo là để các stakeholder nắm bắt được mục tiêu của dự án project objectives, các Assumptions, các ràng buộc constrains, Deliverables, Challenges, Methodologies, Procedures, Plans, Working Environments…

Các thành viên dự án có thể đặt các câu hỏi để làm rõ hơn vai trò, thông tin dự án…

Một buổi kickoff thành công là buổi kickoff giúp các stakeholder có cùng hiểu biết về dự án, nắm bắt mục tiêu dự án tốt. Điều này giúp cho các bên cùng phối hợp thực hiện dự án tốt nhất.

Nội dung một buổi Kickoff Meeting?

Sau đây là những bước để thực hiện (Conduct) một buổi Kickoff Meeting thành công:

Step 1: Set an Agenda (Lập nội dung buổi kickoff)

Đây là bước quan trọng nhất, bạn cần nêu ra những vấn đề sẽ thảo luận trong buổi kickoff meeting.

Ví dụ một agenda phổ biến là:

  1. Introduction to Project
  2. Project Objectives
  3. Milestones
  4. Assumptions
  5. Constrains
  6. Questions and Answers

Nội dung này nên được gởi trước cho tất cả các bên tham dự buổi kickoff meeting này

Step 2: Conduct the meeting (Project Manager Dẫn xướng buổi họp kickoff)

Là một Project Manager, bạn phải chỉ đạo và điều hướng buổi meeting. Bạn giới thiệu bản thân và thỉnh cầu mọi người cùng tham dự buổi meeting. Tiếp đó sẽ giới thiệu về nội dung buổi họp và những gì tiếp theo sẽ được trao đổi trong buổi họp.

Bạn sẽ giới thiệu về Project Charter và nội dung của nó, như là Project Objectives, Highlevel Project Assumptions và Constrains. Và không quên nói với các Stakeholder rằng: “Chúng ta đang trong giai đoạn Initiating do đó rất cần những thảo luận và góp ý của mọi người để xây dựng project management plan“.

Thiết lập những mong đợi của các stakeholder (expectation) rõ ràng. Ví dụ, giải thích họ bao nhiêu ngày có thể bắt đầu làm việc, giải thích hệ thống báo cáo và truyền thông và bao lâu thì tổ chức họp meeting một lần, các cuộc họp này có thể khác nhau, khi vào giai đoạn Executing rồi thì có thể họp 2 buổi 1 tuần, còn Planing có thể 1 tuần 1 lần….

Step 3: Closure the meeting (Kết thúc kickoff)

Tại cuối buổi meeting, bạn tổ chưc một phiên Q&A. Ở phiên đó, các project stakeholder sẽ đặt câu hỏi liên quan dự án. Bạn có thể trả lời trong phiên đó, hoặc xin contact của các bên tham dự để trả lời sau nhưng không quên deadline cho việc trả lời này.

Khi buổi họp kết thúc, bạn cần chuẩn bị MOM (Minutes of Meeting) và gởi chúng cho tất cả mọi bên tham gia dự án. Nếu trong buổi họp đó thiếu ai, bạn cũng cần liên lạc người đó và trao đổi về nội dung buổi họp. Bạn cần gởi MOM và thậm chí tổ chức một buổi one-on-one meeting nếu cần thiết.

Benefits of Kickoff Meeting

Giúp các thành viên biết về nhau

  • Xác nhận quyền hạn của Project Manager trong dự án (Qua Project charter)
  • Giúp team members hiểu biết về project objectives
  • Giúp team member nắm về Assumptions, Risks, milestones, constrains
  • Giúp Project Manager có được sự hỗ trợ từ các Project Stakeholders
  • Giúp mọi người rõ ràng về dự án.
  • Stakeholder cùng tầm nhìn, nền tảng

Lessons Learned

Là một Project Manager buổi kickoff meeting rất quan trọng trong làm một dự án vì đó là buổi họp đầu tiên, sẽ là buổi đầu tiên chứng tỏ năng lực Project Manager của bạn trước các Stakeholders, và điều này có thể ảnh hưởng đến cả quá trình làm dự án sau này của bạn.

 

Nếu có bất cứ chia sẻ hay góp ý bạn vui lòng để lại ở dưới phần bình luận. Tôi rất vui lòng về điều đó. Cảm ơn.

 

Comments

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.