sow-project-scope-statement

So sánh sự khác nhau giữa Project Scope Statement vs Project Statement of Work (SoW)

sow-project-scope-statement

Hôm nay tôi muốn chia sẻ với các bạn 1 chủ đề cực dễ nhầm lẫn trong khi học PMP đó là các khái niệm Project scope statement, Project statement of work, Procurement statement of work. 3 khái niệm này cực kỳ giống nhau và rất dễ nhầm lẫn, các bạn khó mà biết cái nào có trước cái nào? được sử dụng trong trường hợp nào? với ai? mức độ tài liệu bao hàm hay chi tiết như thế nào? sự khác nhau project scope statement vs project statement of work?

Tất cả các vấn đề đó sẽ được chia sẻ trong topic này. Go Ahead nào anh em.

Trước hết chúng ta phải xem vị trí của những ITTO này trong các quy trình quản lý dự án.

  • Project statement of work  (hay đôi lúc gọi ngắn gọn là SoW (Statement of Work), lưu ý to đùng đó là Project SoW (Statement of Work) khác hoàn toàn với Procurement SoW (Statement of Work), và khi người ta chỉ nói SoW (Statement of Work) thì phải hiểu đó là Project SoW (Statement of Work)). Project SoW (Statement of Work) được sử dụng là input của quy trình Develop project charter, thuộc mảng kiến thức Project integration management trong giai đoạn Initiation dự án. Project SoW (Statement of Work) mô tả những thông tin ở mức high level về những deliverables của dự án.
  • Project scope statement là output của quy trình Define scope thuộc mảng kiến thức Project scope management, thuộc giai đoạn planning. Khác với Project SoW (Statement of Work), Scope of statement mô tả thông tin chi tiết hơn về deliverables và đặc biệt có thêm assumptions và constraints.

Xem qua PMBOK guide các bạn thấy dường như 2 thằng này rất giống nhau, đều là description of deliverables. Tuy nhiên nếu đọc nhiều hơn các bạn sẽ rút ra kết luận là:

  • Project SoW (Statement of Work) chứa thông tin high level về project deliverables.
  • Project scope statement = detailed of deliverables +  assumptions + constraints

Thành phần của Project SoW (Statement of Work) vs Project Scope Statement

SoW (Statement of Work) gòm ít nhất 3 thành phần sau:

  1. Organization strategic plan
  2. Business needs
  3. High level project scope

Đây là những chỉ dẫn làm dự án, không có những thông tin mang tính triển khai dự án. Project Manager và project team dựa vào đây để phát triển rõ ràng hơn những gì mong đợi của dự án khi hoàn thành. Và đó chính là Project scope statement sau này.

Project scope statement lại ở mức độ chi tiết hơn, gồm nhiều thông tin rõ ràng hơn rất nhiều như:

  1. objectives
  2. Project scope
  3. Product scope
  4. requirements
  5. deliverables
  6. acceptance criteria
  7. constraints
  8. assumptions
  9. milestones
  10. cost estimation
  11. specification
  12. boundaries
  13. configuration management requirements
  14. approval requirements

Project scope statement có thể được cập nhật và thay đổi trong quá trình triển khai dự án.

Project scope statement và Project SoW (Statement of Work) cái nào có trước?

Nhiều người né tránh câu hỏi cơ bản này, và nhiều người nói tùy dự án cũng như 1 sự trốn tránh, dường như câu trả lời tùy đã ăn sâu vào tiềm thức nhiều con người. Rất tiếc nó không đúng trong trường hợp này, trường hợp này không tùy mà rất rõ ràng.

Như phân tích ở trên nếu các bạn tinh ý đã phát hiện ra Project statement of work chứa đựng thông tin về deliverables ở mức high level, còn Project scope statement chứa đựng thông tin ở mức detail có thêm constraints và assumptions do đó Project statement of work có trước project scope statement.

Thêm 1 mẹo dễ nhận biết nữa là project scope statement xảy ra trong giai đoạn planning, còn Project SoW (Statement of Work) xảy ra trong giai đoạn initiating đóng vai trò input của quy trình Develop project charter => Project SoW (Statement of Work) có trước project scope statement.

Lưu ý: Project scope statement cùng với WBS (Work Breakdown Structure) và WBS (Work Breakdown Structure) dictionary hợp thành 1 tài liệu siêu kinh điển, gọi là … (Tôi để trả lời ở phần bình luận, mong các bạn động não suy nghĩ xem đó là tài liệu nào nhé).

Vậy ở một bức tranh tổng thể hơn ta có mối quan hệ có trước, có sau tuần tự như sau:

  1. Project SoW (Statement of Work): có đầu tiên mô tả thông tin high level về deliverables.
  2. Project charter: Xác nhận dự án và quyền hạn Project Manager trong dự án (= SoW (Statement of Work) + Business case + Contract).
  3. Project scope statement: mô tả thông tin chi tiết về deliverables + constraints + assumptions

Sự khác nhau giữa Project SoW (Statement of Work) và Procurement SoW (Statement of Work) 

Rất nhiều bạn có nhận xét là 2 thằng này giống nhau, thực tế nó khác nhau hoàn toàn về nguồn gốc và cách sử dụng tuy rằng đều là mô tả thông tin về deliverables.

Procurement SoW (Statement of Work) xảy ra trong mảng kiến thức Project procurement management khi dự án cần thuê seller bên ngoài làm một phần công việc nào đó, thằng seller này muốn biết có đâm đầu vào làm hay không thì phải xem Procurement SoW (Statement of Work). Tài liệu procurement SoW (Statement of Work) có thể được phát triển bởi seller hoặc buyer tùy vào hợp đồng procurement contract là loại nào (FFP (Firm Fixed Price Contract) hay CR (Cost-Reimbursable) hay Time & Material Contract (T&M)).

Thông thường hợp đồng sẽ ở dạng RFP (Request for Proposal) đối với các hợp đồng mà buyer chưa nắm rõ các mô tả sản phẩm, RFB (Request for Bid) đối với các hợp động buyer đã nắm rõ đặc tả sản phẩm và tìm kiếm seller nào có giá cả phù hợp nhất.

Và thêm 1 điều quan trọng nữa là Project SoW (Statement of Work) được sử dụng trong nội bộ team triển khai dự án, còn Procurement SoW (Statement of Work) được sử dụng truyền ra bên ngoài team dự án (seller).

 

Tôi hy vọng rằng bài này giúp các bạn rõ ràng các khái niệm khó nuốt nhất trong đề thi PMP này và biết được sự khác nhau giữa Project Scope Statement vs Project Statement of Work. Nếu có bất cứ chia sẻ hay góp ý bạn vui lòng để lại ở dưới phần bình luận. Tôi rất vui lòng về điều đó. Cảm ơn.

 

Xem thêm:

 

Comments

  1. Nguyen Vinh

    Bài này có câu này “Project scope statement cùng với WBS (Work Breakdown Structure) và WBS (Work Breakdown Structure) dictionary hợp thành 1 tài liệu siêu kinh điển, gọi là … (Tôi để trả lời ở phần bình luận, mong các bạn động não suy nghĩ xem đó là tài liệu nào nhé)” hay mà không ai quan tâm nhỉ ?

    View Comment
    1. Kevin Article Author

      Bởi PMP là mang đến dạng kiến thức ở mức độ chuyên gia cho nên ở Việt Nam hiện còn kén đối tượng học PMP và chuẩn hoá kiến thức QLDA. Cảm ơn Mr Nguyen Vinh đã quan tâm, chúc thành công.

      View Comment
  2. Anh.Nguyen

    “Project scope statement cùng với WBS (Work Breakdown Structure) và WBS (Work Breakdown Structure) dictionary hợp thành 1 tài liệu siêu kinh điển, gọi là SCOPE BASELINE

    View Comment
  3. NGUYEN NGOC ANH

    Một trang theo tôi là rất hay, được đầu tư nhiều công sức, tâm huyết, chất xám… Đọc các bài như thế này xong thấy mọi thứ trở nên rõ ràng, sáng sủa, đặc biệt đối với các bạn tự mò mẫm, nghiên cứu với mong muốn sớm lấy được chứng chỉ PMP như tôi. Cảm ơn rất nhiều.

    View Comment

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.