pmi-rmp

Risk Communication trong luyện thi PMI-RMP Online

 

Risk Communication là một domain trong framework luyện thi PMI-RMP, chiếm số lượng câu hỏi khoảng 27% trong tổng số 170 câu hỏi. Domain này có một số kiến thức sau cần nắm đề thi PMI-RMP:

  1. Communication types and style
  2. Communication models
  3. Communication plan
  4. Info distribution methods
  5. Documentation (Right people at right time)

Documentation is what you need to accomplish as part of this Risk Communication domain. We need to know what information people need and at what level and at what frequency. Information that your developer will understand may sound like Greek and Latin to your Top Management and vice versa. So, as manager you need to effectively understand Stakeholder Communication requirements and ensure that everyone gets what they want and that everyone is in the same page about the overall project.

 

In the previous section we covered the “Risk Identification” process in our Risk Management Framework. So, you have identified all the risks that can impact your project. What would you do next?

Take a moment and think logically before you read on…

After we identify all possible risks that may affect our project, the next logical step would be communicate to all people involved in our project that we have identified risks and here they are. Isn’t it?

This is exactly what we are going to cover in this section which deals with “Communicating Project Risks”.

Do you remember that we spoke about Risk Tolerance in one of our earlier chapters? If a project or organization is tolerant to risks, then they tend to take up high-risk activities whereas if the tolerance is low, only guaranteed outcome activities are taken up. Part of being an effect project manager as well as a risk manager is, understanding the stakeholder risk tolerance and the organizational risk tolerance. Though stakeholder risk tolerance and organizational risk tolerance can have a great deal of impact on your day to day decisions, do you think that your own risk tolerance will not play any part in those decisions? Well, if you thought so, am sorry to say that you are sadly mistaken. No matter how hard we try to concentrate on the stakeholder or organizational risk tolerance, unconsciously we will let our own tolerance levels to influence our decisions at least to a slight level. So, it is important that we gauge our own tolerance levels up front to avoid any surprises…

Analyzing our own risk tolerance is not part of the RMP Exam syllabus and nor is it covered in this blog. It is just something I thought you should know because it plays a decent role in our decisions and is something many people overlook as a non-existent factor.

Factors impact Risk communication

Risk Communication is a fairly complicated topic because there is no set baseline as to what is or is not part of communication. One of the senior managers in my company once told me “The job of a PM is 80% communicating and 20% everything else”. Something that is so critical always has factors that impact it and risk communication is no different. The factors that can impact the communication of risks are:

  1. Risk Attitudes
  2. Psychological factors

Before we can go any further, I want to quickly provide a few pointers about the Communications Management knowledge area.

Though Project Communications Management is not directly part of the Risk Management knowledge area, communicating risks and regular updates to stakeholders is an integral part of risk management. So, it is extremely important that we have a good understanding of the communications management knowledge area. So, I suggest you go through all the topics related to project communications management in the PMBOK at least once before you finish your RMP Exam preparation. You can also revisit the chapters that were focusing on communications management during our series on the PMP Exam preparation. They are:

  1. Project communication
  2. Project communications management as part of  Project Initiation
  3. Communications management as part of Project Planning
  4. Communication management during Project Execution
  5. Communication management during Project Monitoring and Controlling

 

Nếu có bất cứ chia sẻ về luyện thi PMP, RMP hay góp ý bạn vui lòng chia sẻ ở dưới phần bình luận. Tôi rất vui lòng về điều đó. Cảm ơn.

Comments

  1. Phạm Hoàng Tuấn

    Truyền thông rủi ro là một lĩnh vực trong khuôn khổ luyện thi PMI-RMP, chiếm số lượng câu hỏi khoảng 27% trong tổng số 170 câu hỏi. Lĩnh vực này có một số kiến thức sau cần nắm để thi PMI-RMP:
    1.Loại và phong cách giao tiếp/truyền thông
    2.Mô hình giao tiếp
    3.Kế hoạch truyền thông
    4.Phương pháp phân phối thông tin
    5.Tài liệu hóa ( tới đúng người vào đúng thời điểm)

    Tài liệu hóa là những gì bạn cần làm trọn vẹn như là một phần của lĩnh vực Truyền thông Rủi ro này. Chúng ta cần phải biết những thông tin gì mọi người cần và ở mức độ nào và ở tần suất nào. Thông tin mà nhà phát triển của bạn hiểu có thể giống như tiếng Hy Lạp và tiếng Latin đối với Quản lý cao nhất của bạn và ngược lại. Vì vậy, với tư cách là người quản lý, bạn cần phải hiểu rõ các yêu cầu về truyền thông của các bên liên quan và đảm bảo rằng mọi người đều có được những gì họ muốn và mọi người đều hiểu giống nhau về tổng thể dự án.

    Trong phần trước, chúng ta đã đề cập đến quá trình “Xác định Rủi ro” trong khuôn khổ Quản lý rủi ro. Vì vậy, khi bạn đã xác định được tất cả các rủi ro có thể tác động đến dự án của bạn. Bạn sẽ làm gì tiếp theo?

    Dành chút thời gian và suy nghĩ một cách logic trước khi bạn đọc tiếp …

    Sau khi xác định được tất cả các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án của chúng ta, bước tiếp theo sẽ thông tin tới tất cả những người tham gia dự án của chúng ta ,thông báo rằng chúng ta đã xác định được rủi ro và liệt kê chúng ra. Phải không?

    Đây là chính xác những gì chúng ta sẽ đề cập đến trong phần liên quan đến “Truyền thông rủi ro dự án”.

    Bạn có nhớ rằng chúng tôi đã nói về khả năng chịu đựng rủi ro trong một chương trước không? Nếu một dự án hay tổ chức có khả năng chịu đựng rủi ro, thì họ có xu/chiều hướng tiến hành các hoạt động có nguy cơ cao, trong khi nếu khả năng chịu đựng thấp thì chỉ có các hoạt động đảm bảo an toàn mới được tiến hành. Một phần của việc quản lý dự án hiệu quả cũng như quản lý rủi ro là hiểu được mức độ chấp nhận rủi ro của các bên liên quan và khả năng chịu đựng rủi ro của tổ chức. Mặc dù khả năng chấp nhận rủi ro của các bên liên quan và khả năng chịu rủi ro tổ chức có thể có ảnh hưởng lớn đến các quyết định hàng ngày của bạn, bạn có nghĩ rằng khả năng chịu đựng rủi ro của bạn sẽ không đóng vai trò gì trong những quyết định đó? Vâng, nếu bạn nghĩ như vậy, xin lỗi để nói rằng bạn đang phạm sai lầm đáng buồn. Cho dù chúng ta cố gắng tập trung vào khả năng chịu đựng rủi ro các bên liên quan hay của tổ chức, vô tình chúng ta sẽ cho phép mức độ chịu đựng rủi ro của riêng mình ảnh hưởng đến quyết định của chúng ta ở một mức độ không thể xem thường được. Vì vậy, điều quan trọng là chúng ta đánh giá mức khả năng chịu đựng rủi ro của riêng mình/bản thân trước tiên để tránh bất kỳ sự bất ngờ nào.
    Phân tích khả năng chịu đựng rủi ro của chúng tôi không phải là một phần của giáo trình RMP Exam và cũng không phải là nó được bao phủ trong blog này. Nó chỉ là một cái gì đó mà tôi nghĩ bạn nên biết bởi vì nó đóng một vai trò tốt trong các quyết định của chúng ta và là cái mà nhiều người bỏ qua xem như là một yếu tố không tồn tại.

    Các yếu tố ảnh hưởng Truyền thông rủi ro

    Truyền thông rủi ro là một chủ đề khá phức tạp bởi vì không có cơ sở ban đầu là những gì là hoặc không phải là một phần của truyền thông. Một trong những nhà quản lý cấp cao trong công ty tôi đã từng nói với tôi: “Công việc của Giám đốc dự án PM là 80% giao tiếp và 20% là các thứ khác”. Cái gì đó rất quan trọng luôn luôn có những yếu tố ảnh hưởng đến nó và truyền thông rủi ro cũng không khác gì. Các yếu tố có thể tác động đến truyền thông rủi ro:

    1. Thái độ đối với rủi ro
    2. Các yếu tố tâm lý

    Trước khi chúng ta có thể tiến/đi xa hơn nữa, tôi muốn nhanh chóng đưa ra một số gợi ý về vùng kiến thức Quản lý Truyền thông.

    Mặc dù Quản lý Truyền thông Dự án không phải là phần trực tiếp trong khu vực kiến thức về Quản lý Rủi ro, truyền đạt các rủi ro và cập nhật thường xuyên cho các bên liên quan là một phần không thể tách rời trong quản lý rủi ro. Vì vậy, điều cực kỳ quan trọng là chúng ta có một sự hiểu biết tốt về lĩnh vực kiến thức quản lý truyền thông. Vì vậy, tôi đề nghị/gợi ý bạn đọc/học qua tất cả các chủ đề liên quan đến quản lý truyền thông dự án trong PMBOK ít nhất một lần trước khi bạn hoàn thành chuẩn bị thi RMP. Bạn cũng có thể xem lại các chương đã tập trung vào quản lý truyền thông trong loạt bài của chúng tôi về chuẩn bị thi PMP.Chúng bao gồm:
    1. Truyền thông dự án
    2. Quản lý truyền thông dự án như là một phần của Khởi động Dự án
    3. Quản lý truyền thông như là một phần của Lập Kế hoạch Dự án
    4. Quản lý truyền thông trong quá trình thực hiện dự án
    5. Quản lý truyền thông trong quá trình giám sát và kiểm soát dự án

    View Comment

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.