Comment on Risk Communication trong luyện thi PMI-RMP Online by Phạm Hoàng Tuấn.

Truyền thông rủi ro là một lĩnh vực trong khuôn khổ luyện thi PMI-RMP, chiếm số lượng câu hỏi khoảng 27% trong tổng số 170 câu hỏi. Lĩnh vực này có một số kiến thức sau cần nắm để thi PMI-RMP:
1.Loại và phong cách giao tiếp/truyền thông
2.Mô hình giao tiếp
3.Kế hoạch truyền thông
4.Phương pháp phân phối thông tin
5.Tài liệu hóa ( tới đúng người vào đúng thời điểm)

Tài liệu hóa là những gì bạn cần làm trọn vẹn như là một phần của lĩnh vực Truyền thông Rủi ro này. Chúng ta cần phải biết những thông tin gì mọi người cần và ở mức độ nào và ở tần suất nào. Thông tin mà nhà phát triển của bạn hiểu có thể giống như tiếng Hy Lạp và tiếng Latin đối với Quản lý cao nhất của bạn và ngược lại. Vì vậy, với tư cách là người quản lý, bạn cần phải hiểu rõ các yêu cầu về truyền thông của các bên liên quan và đảm bảo rằng mọi người đều có được những gì họ muốn và mọi người đều hiểu giống nhau về tổng thể dự án.

Trong phần trước, chúng ta đã đề cập đến quá trình “Xác định Rủi ro” trong khuôn khổ Quản lý rủi ro. Vì vậy, khi bạn đã xác định được tất cả các rủi ro có thể tác động đến dự án của bạn. Bạn sẽ làm gì tiếp theo?

Dành chút thời gian và suy nghĩ một cách logic trước khi bạn đọc tiếp …

Sau khi xác định được tất cả các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án của chúng ta, bước tiếp theo sẽ thông tin tới tất cả những người tham gia dự án của chúng ta ,thông báo rằng chúng ta đã xác định được rủi ro và liệt kê chúng ra. Phải không?

Đây là chính xác những gì chúng ta sẽ đề cập đến trong phần liên quan đến “Truyền thông rủi ro dự án”.

Bạn có nhớ rằng chúng tôi đã nói về khả năng chịu đựng rủi ro trong một chương trước không? Nếu một dự án hay tổ chức có khả năng chịu đựng rủi ro, thì họ có xu/chiều hướng tiến hành các hoạt động có nguy cơ cao, trong khi nếu khả năng chịu đựng thấp thì chỉ có các hoạt động đảm bảo an toàn mới được tiến hành. Một phần của việc quản lý dự án hiệu quả cũng như quản lý rủi ro là hiểu được mức độ chấp nhận rủi ro của các bên liên quan và khả năng chịu đựng rủi ro của tổ chức. Mặc dù khả năng chấp nhận rủi ro của các bên liên quan và khả năng chịu rủi ro tổ chức có thể có ảnh hưởng lớn đến các quyết định hàng ngày của bạn, bạn có nghĩ rằng khả năng chịu đựng rủi ro của bạn sẽ không đóng vai trò gì trong những quyết định đó? Vâng, nếu bạn nghĩ như vậy, xin lỗi để nói rằng bạn đang phạm sai lầm đáng buồn. Cho dù chúng ta cố gắng tập trung vào khả năng chịu đựng rủi ro các bên liên quan hay của tổ chức, vô tình chúng ta sẽ cho phép mức độ chịu đựng rủi ro của riêng mình ảnh hưởng đến quyết định của chúng ta ở một mức độ không thể xem thường được. Vì vậy, điều quan trọng là chúng ta đánh giá mức khả năng chịu đựng rủi ro của riêng mình/bản thân trước tiên để tránh bất kỳ sự bất ngờ nào.
Phân tích khả năng chịu đựng rủi ro của chúng tôi không phải là một phần của giáo trình RMP Exam và cũng không phải là nó được bao phủ trong blog này. Nó chỉ là một cái gì đó mà tôi nghĩ bạn nên biết bởi vì nó đóng một vai trò tốt trong các quyết định của chúng ta và là cái mà nhiều người bỏ qua xem như là một yếu tố không tồn tại.

Các yếu tố ảnh hưởng Truyền thông rủi ro

Truyền thông rủi ro là một chủ đề khá phức tạp bởi vì không có cơ sở ban đầu là những gì là hoặc không phải là một phần của truyền thông. Một trong những nhà quản lý cấp cao trong công ty tôi đã từng nói với tôi: “Công việc của Giám đốc dự án PM là 80% giao tiếp và 20% là các thứ khác”. Cái gì đó rất quan trọng luôn luôn có những yếu tố ảnh hưởng đến nó và truyền thông rủi ro cũng không khác gì. Các yếu tố có thể tác động đến truyền thông rủi ro:

1. Thái độ đối với rủi ro
2. Các yếu tố tâm lý

Trước khi chúng ta có thể tiến/đi xa hơn nữa, tôi muốn nhanh chóng đưa ra một số gợi ý về vùng kiến thức Quản lý Truyền thông.

Mặc dù Quản lý Truyền thông Dự án không phải là phần trực tiếp trong khu vực kiến thức về Quản lý Rủi ro, truyền đạt các rủi ro và cập nhật thường xuyên cho các bên liên quan là một phần không thể tách rời trong quản lý rủi ro. Vì vậy, điều cực kỳ quan trọng là chúng ta có một sự hiểu biết tốt về lĩnh vực kiến thức quản lý truyền thông. Vì vậy, tôi đề nghị/gợi ý bạn đọc/học qua tất cả các chủ đề liên quan đến quản lý truyền thông dự án trong PMBOK ít nhất một lần trước khi bạn hoàn thành chuẩn bị thi RMP. Bạn cũng có thể xem lại các chương đã tập trung vào quản lý truyền thông trong loạt bài của chúng tôi về chuẩn bị thi PMP.Chúng bao gồm:
1. Truyền thông dự án
2. Quản lý truyền thông dự án như là một phần của Khởi động Dự án
3. Quản lý truyền thông như là một phần của Lập Kế hoạch Dự án
4. Quản lý truyền thông trong quá trình thực hiện dự án
5. Quản lý truyền thông trong quá trình giám sát và kiểm soát dự án

Recent Comments by Phạm Hoàng Tuấn

Risk Management Framework | Luyện thi PMI-RMP Online
Để luyện thi PMI-RMP hiệu quả bạn cần tập trung vào yêu cầu của mỗi lĩnh vực này.
1-Truyền thông rủi ro
Lĩnh vực truyền thông rủi ro đề cập đến hiệu quả mà chúng ta có thể truyền thông về các sự kiện có liên quan đến rủi ro tới tất cả các bên có liên quan của Dự án. Truyền thông rủi ro đóng một vai trò quan trọng trong chiến lược Quản lý Rủi ro toàn diện bởi vì, với vai trò Nhà Quản lý Dự án, ưu tiên hàng đầu của chúng ta là giữ cho tất cả các bên liên quan được thông tin đầy đủ tình hình của Dự án. Các mục tiêu chính của lĩnh vực này là:
• Áp dụng các kỹ năng giao tiếp
• Đánh giá khả năng chấp nhận rủi ro của các bên liên quan
• Tài liệu hóa thông tin liên quan đến rủi ro &
• Tạo ra các bản báo cáo tình trạng thường xuyên.

2-Phân tích rủi ro
Lĩnh vực phân tích rủi ro là lĩnh vực quan trọng nhất của khuôn khổ Quản lý Rủi ro vì ảnh hưởng có thể của nó đối với Chiến lược Quản lý Rủi ro tổng thể trong Dự án. Điều này là bởi vì, trừ khi bạn có thể phân tích rủi ro đúng cách, bạn không thể lên kế hoạch một cách hiệu quả để xử lý chúng và cuối cùng dẫn đến sự chậm trễ và tổn thất của dự án. Các mục tiêu kiểm tra chính của lĩnh vực này là:
• Xác định rủi ro
• Đánh giá rủi ro bằng Phân tích rủi ro Định lượng và Định tính
• Xếp thứ tự ưu tiên của các rủi ro
• Thiết lập các giới hạn kiểm soát

3 – Kế hoạch ứng phó với rủi ro
Lập kế hoạch ứng phó rủi ro cũng là một lĩnh vực rất quan trọng trong khuôn khổ Quản lý Rủi ro bởi vì, đây là nơi chúng ta thực sự tạo ra các kế hoạch về cách chúng ta sẽ xử lý các sự kiện rủi ro nếu chúng xảy ra. Trừ khi đáp ứng của chúng ta là thích hợp, rủi ro sẽ gây ra sự chậm trễ và mất mát của dự án. Các mục tiêu kiểm tra chính của lĩnh vực này là:
• Xây dựng Chiến lược ứng phó với rủi ro
• Xây dựng phương pháp và kế hoạch dự phòng
• Trình bày các khuyến nghị cho các bên liên quan chính
4 – Quản trị rủi ro
Lĩnh vực Quản trị rủi ro sẽ thiết lập các cơ sở và tiêu chuẩn mà bạn muốn dự án của bạn thực hiện. Đây là nơi mà chúng ta thực sự xử lý các sự kiện rủi ro khi chúng xảy ra. Chúng ta cũng tiến hành các bước cần thiết để cải tiến quá trình của chúng tôi để đảm bảo rằng cơ hội xảy ra các sự kiện rủi ro được giữ ở mức tối thiểu. Các mục tiêu chính của lĩnh vực này là:
• Tài liệu hòa các bài học kinh nghiệm
• Tinh chỉnh chính sách rủi ro và thực hành
• Xây dựng Kế hoạch Quản lý rủi ro
• Thiết lập phương pháp đo lường cho Quy trình Quản lý Rủi ro
• Kiểm tra hiệu suất của quy trình
• Theo dõi Hiệu quả Rủi ro
• Xác định các chính sách và tiêu chuẩn tương ứng


Risk Analysis | Luyện thi PMI-RMP Online
Phân tích nguy cơ/rủi ro là một lĩnh vực trong khuôn khổ luyện thi PMI-RMP, chiếm số lượng 30% trong tổng số 170 câu hỏi đề thi PMI-RMP. Để nắm vững lĩnh vực này bạn cần tập trung vào một số kiến thức sau:
1. Các Kỹ thuật thu thập thông tin
2. Hiểu và Sử dụng thông tin lịch sử
3. Các công cụ và kỹ thuật để thực hiện phân tích định tính rủi ro
4. Công cụ và kỹ thuật để thực hiện phân tích định lượng nguy cơ
5. Các khả năng ra quyết định tốt
6. Thực hiện phân tích độ nhạy cảm của các bên liên quan


Risk Response Planning | Luyện thi PMI-RMP Online
Lập kế hoạch đáp ứng nguy cơ/rủi ro là một lĩnh vực trong khuôn khổ luyện thi PMI-RMP.
Lĩnh vực này có một số kiến thức sau bạn cần nắm để thi PMI-RMP:
1.Các chiến lược về rủi ro tiêu cực và tích cực.

4.Chế độ sao lưu2.Các kế hoạch liên quan
3.Trữ lượng dự phòng
5.Các phương pháp giải quyết
6.Kỹ thuật phản ứng/đáp ứng rủi ro
7.Phiên dịch dữ liệu liên quan đến rủi ro


Risk Governance | Luyện thi PMI-RMP Online
Quản trị Rủi ro là một lĩnh vực trong khuôn khổ của kỳ thi PMI-RMP. Mục tiêu của lĩnh vực này:
• Tài liệu hóa các bài học kinh nghiệm
• Tinh chỉnh chính sách rủi ro và thực hành
• Xây dựng Kế hoạch Quản lý rủi ro
• Thiết lập tiêu chuẩn đo lường cho quy trình Quản lý Rủi ro
• Kiểm tra hiệu suất của quy trình
• Theo dõi Hiệu quả Rủi ro
• Xác định các chính sách và tiêu chuẩn liên quan
Ý tưởng chính đằng sau lĩnh vực quản trị rủi ro này là tạo / thiết lập các Tiêu chuẩn và Chính sách trong dự án / tổ chức của bạn nhằm tạo điều kiện cho Quản lý rủi ro hiệu quả. Thiết lập các chính sách và tiêu chuẩn tốt nhằm mục đích liên tục cải tiến các quy trình được sử dụng trong dự án. Các chính sách và tiêu chuẩn được thiết lập trong lĩnh vực này được sử dụng trong tất cả các hoạt động của Quản lý Rủi ro. Giả sử việc thực hiện phản hồi đối với rủi ro không tốt như thường lệ, chúng ta có thể thực hiện hành động khắc phục dựa trên các hướng dẫn và tiêu chuẩn được thiết lập trong lĩnh vực
Các phạm vi Quản lý Rủi ro nằm trong lĩnh vực Quản trị Rủi ro là:
• Xây dựng Kế hoạch Quản lý rủi ro
• Tạo khung cho các quy trình quản lý rủi ro
• Làm thế nào để tài liệu hóa và lưu trữ các bài học kinh nghiệm
• Tạo chính sách và quy trình quản lý rủi ro
• Cải tiến quy trình liên tục
• Đánh giá Hiệu suất so đối với Các cơ sở
• Phiên dịch các tiêu chuẩn đo lường
• Quản trị xung đột &
• Đo lường kết quả


Project Environment – Luyện thi PMI-RMP Online
Phân loại môi trường dự án
1.Nội bộ:
1.Cấu trúc tổ chức:
1.Tổ chức theo chức năng
2.Tổ chức theo dự án
3.Tổ chức theo ma trận:
1. Ma trận yếu
2. Ma trận cân bằng
3. Ma trận mạnh
2.Văn hóa
1.văn hoá Công ty
2.Văn hoá dân tộc
3.Văn hoá tôn giáo
4.Văn hóa kinh tế
3. Các bên liên quan đến dự án: Với tư cách là quản lý dự án, chúng ta cần phải biết ai là bên có liên quan và mức độ ảnh hưởng, sự tham gia và quyền hạn của họ để chúng ta có thể đối xử tương ứng.
4. Người sử dụng: Người quản lý dự án cần phải hiểu rõ về sự mong đợi của khách hàng để chúng ta có thể cố gắng đáp ứng hoặc thậm chí đánh bại họ.
5.Công nghệ

2.Bên ngoài
1. Các yếu tố tự nhiên
2. Chính trị
3. Luật pháp
4.Tài chính và Kinh tế
5. Công nghiệp
6. Sức khoẻ và An toàn của con người