risk management

Quản trị rủi ro theo PMI là gì? What is risk management?

 

Hàng ngày chúng ta làm rất nhiều công việc và gặp phải những rủi ro khi thực hiện chúng, các risk này có thể thuộc dạng identified hay unidentified risk. Đối với mỗi loại risk các bạn thông thường phân tích chúng, và tìm cách để rủi ro đó không ảnh hưởng không giảm ảnh hưởng đến công việc bạn đang làm.

Ví dụ bạn tính toán đi từ nhà đến công ty hết 20 phút hàng ngày, nhưng hôm nay trời mưa bạn ra khỏi nhà trước 30 phút vì bạn nghĩ có thể kẹt xe tới 10 phút hoặc ít, bạn không muốn bị trễ (ảnh hưởng công việc/dự án), bạn cần phải có phòng ngừa rủi ro.

Quản trị rủi ro là một phương pháp tiếp cận một cách chủ động có hệ thống đối với tất cả các risk có thể xảy ra trong dự án, từ đó đo lường để quản trị chúng. Xét về yếu tố quy trình, Risk management là một quy trình mà Project Manager cần phải Identify risk, xây dựng các kế hoạch đối phó risk (risk response plan) để quản trị chúng…

Khi làm về quản trị rủi ro các bạn sẽ luôn đặt ra các câu hỏi khi làm plan đó có thể là: Điều gì có thể lỗi trong qúa trình làm dự án? Khi nó xảy ra thì phải ngăn chặn kiểu gì? Risk là một điều mang tính cố hữu luôn xảy ra với dự án và nó xảy ra nhiều hay ít tùy thuộc vào khả năng planning của Project Manager và kinh nghiệm làm trong lĩnh vực chuyên môn. Mọi dự án đều có tính độc lập và khác biệt nhau trong cách quản trị.

Risk có thể đến từ các nguyên nhân mà Project Manager có thể tiên đoán được (sử dụng contingency plan hay fallback plan) hoặc không tiên đoán được (có thể thực hiện workaround) những loại risk này có thể làm ảnh hưởng xấu tới dự án bạn đang triển khai. Nhưng điều đó không có nghĩa là tất cả risk đều mang tính hiểm họa (threats), risk còn có thể mang đến cho bạn cơ hội (opportunity), ví dụ như buying một lượng lớn vật liệu nguy cơ tồn kho cao nhưng bạn lại có cơ hội được chiết khấu số lượng lớn.

Risk management là một thành phần ngày càng quan trọng trong triển khai dự án chuyên nghiệp, đặc biệt khi các Project Manager và Project team làm trong các dự án có quy mô ngày càng lớn vượt khỏi phạm vi local. Thông thường các Project Manager bỏ qua risk management vì 3 yếu tố sau:

  1. Tổ chức nghĩ rằng làm risk là tốn thêm chi phí
  2. Project Manager và Project management team nghĩ rằng đó là một việc tiêu tốn thời gian mà không giải quyết được chuyện gì.
  3. Project Manager và Project management nghĩ rằng dự án quá nhỏ và quá quen làm rồi, nên không quan tâm tới risk nữa. “Làm cái này cả chục năm rồi, giờ nhắm mắt cũng làm được, bị fail là chuyện không tưởng…”

Tuy nhiên đó là những giả định không chính xác vì làm risk tốn chi phí nhưng nó sẽ không tốn chi phí bằng việc fixing các hậu quả do risk đem lại. Nếu bạn không plan tốt bạn có thể làm Project fail hoặc tăng chi phí lên rất cao.

Ví dụ như vấn đề nhân lực chủ chốt dự án, bạn không có kế hoạch dự phòng nhân lực này nghỉ việc hay có việc gia đình đột xuất, bạn cứ nghĩ Project team sẽ luôn sát cánh với mình từ đầu đến hết dự án, và Project Manager bỏ qua yếu tố này khiến nếu việc đó xảy ra thì sẽ không có nguồn lực dự phòng, dự án có thể bị delay và tăng chi phí, thậm chí fail.

Mục tiêu của risk management là làm giảm các negative risks, và tăng các positive risks. Risk có thể được quản lý theo diện rộng macro (large population of events) hay diện hẹp micro (even by event). Thông thường trong quản lý dự án, risk management được thực hiện theo diện rộng macro. Trong risk management có 3 nguyên tắc cơ bản nhất như sau:

  1. Chi phí để quản trị risk luôn nhỏ hơn chi phí để risk xảy ra. Ví dụ risk đó xảy ra sẽ khiến bạn mất 1000$, trong trường hợp này chi phí để làm risk management không quá 1000$.
  2. Risk management là quy trình hướng con người, điều này không có nghĩa là mọi rủi ro đến từ con người mà là các kỹ thuật công cụ sử dụng trong quy trình phần lớn là con người, ví dụ đó là Expert Judgment. Project Manager cần phải quan tâm đến yếu tố con người trong quản lý dự án.
  3. Nó có thể thay đổi (fuid) hoặc cần phải làm đi làm lại (iteractive)

Lợi ích của risk management 

Risk management là một quy trình mang tính chủ động, lường trước các risk có thể xảy ra trong dự án, từ đó đo lường và đưa ra kế hoạch quản trị chúng. Chi phí của quy trình này luôn luôn rẻ hơn chi phí nếu risk đó xảy ra.

Ngoài ra risk management còn giúp bạn thực hiện dự án xác suất thành công cao hơn mà bớt phải đau đầu trong giai đoạn triển khai.

Tiết kiệm nguồn lực thời gian, con người và chi phí. Có thể giúp danh tiếng công ty bạn trở nên uy tín hơn.

Khó khăn khi làm về risk management 

Nếu bạn là Project Manager và tổ chức bạn không hỗ trợ hay trước giờ không có làm về risk. Bạn rất khó thuyết phục (convince). Bạn hãy thuyết phục top management về các rủi ro khi không làm risk management, đó có thể là Project failure, cost overrun, schedule delay. Cho top management thấy được sự khác biệt khi làm dự án có risk management và không có risk management. Thật khó có thể từ chối nếu bạn có thể đưa các con số thuyết phục top management.

Tip: Bạn hãy cân nhắc sử dụng Monte Carlo Analysis để làm điều này, sẽ hiệu quả hơn đấy).


Kết luận

Risk management là một mảng rất quan trọng trong quản lý dự án, nhưng đáng tiếc ở Việt Nam rất nhiều dự án bị bỏ qua mảng quản trị này. Thật rủi nếu bạn không thực hiện risk management cho dự án, Project Manager cần ý thức việc này khi làm các dự án ngày càng lớn về mặt quy mô và đòi hỏi chất lượng ngày càng cao. Nó cũng là công cụ giúp Project Manager thực hiện dự án đỡ đau đầu và dễ thành công nhất.

 

Nếu có bất cứ chia sẻ hay góp ý bạn vui lòng chia sẻ ở dưới phần bình luận. Tôi rất vui lòng về điều đó. Cảm ơn.

 

 

Tagged:

Comments

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.