Stakeholders-in-Project-Management

Stakeholders trong quản lý dự án là gì? Phân loại Stakeholder theo PMI? Ai là Stakeholder quan trọng nhất?

 

Dự án bạn sẽ rất thành công nếu tất cả các Stakeholder cảm thấy hài lòng. Đôi khi ở Việt Nam dự án lại khác điều này vì bạn có thể thấy khi làm dự án có thể phải làm không hài lòng 1 nhóm đối tượng để hài lòng nhóm khác, PMI thì không quan niệm điều đó mà muốn tất cả các Stakeholder được cảm thấy hài lòng thì dự án mới gọi là thành công.

Dự án được gọi là thành công khi dự án đó hoàn thành mà tất cả các deliverables được accepted bởi khách hàng. Và tất nhiên chỉ cần 1 vài Stakeholder không happy thôi dự án đó cũng không gọi là thành công (PMI concepts).

Do quan điểm này của PMI về sự thành công dự án mà vai trò quan trọng của Stakeholder nên việc giữ cho tất cả Stakeholder đều thỏa mãn là việc rất quan trọng với Project Manager. Tôi viết bài này trên HocPMP.Com nhằm mục tiêu chia sẻ stakeholder là gì? Có những loại Stakeholder nào trong quản lý dự án? Ai là người bạn cần làm thỏa mãn để xác suất thành công dự án cao nhất?

Stakeholders-in-Project-Management

Stakeholder là gì?

Theo PMBOK định nghĩa Stakeholder là những cá nhân, tổ chức, nhóm người ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng  bởi những quyết định, activities, hay đầu ra của dự án. Xin nhấn mạnh là Stakeholder còn có thể là những người gián tiếp bị ảnh hưởng của dự án, thông thường các bạn quên đi điều này trong kỳ thi hoặc trong thực tế khiến các nhân tố stakeholder này ảnh hưởng sự thành công dự án.

 

A stakeholder is an individual, group, or organization who may affect, be affected by or perceive itself to be affected by a decision, activity, or outcome of a project. PMBOK

 

Stakeholder thông thường bao gồm project team, project sponsors, thành viên tổ chức bạn và cả những thành viên bên ngoài tổ chức bạn. Stakeholder trong dự án nhỏ có thể là một danh sách không nhiều nhưng đối với các dự án lớn Stakeholder có thể trải dài trên nhiều location, quốc gia khác nhau.

Tất cả các Stakeholder đều có những mong đợi (expectation) và yêu cầu (requirements) khác nhau. Là Project Manager bạn cần làm việc với Stakeholder dựa trên những expectation và requirement của họ. Do đó nếu bạn nắm được các nhu cầu, mong đợi và yêu cầu của Stakeholder sẽ là một lợi thế để dự án thành công. Và nếu bạn không xác định hết các Stakeholder hoặc đánh giá vai trò nhầm lẫn của họ thì dự án bạn rất dễ khủng hoảng như là: delay in project, cost over run, và có thể project bị terminated trong trường hợp xấu nhất.

PMI đưa ra có 2 loại Stakeholder:

Internal Stakeholder:

  • A sponsor
  • A Project team
  • Project Manager
  • Portfolio Manager
  • Management
  • Other managers: functional manager, operational manager, admin manager…
  • Internal customer.

External Stakeholder:

  • End user’s project outcome
  • A supplier
  • Subcontractors
  • Government
  • Local Communities
  • Media (truyền thông)
  • External customer / client

Để đảm bảo thành công dự án Project Manager cần định danh tất cả Stakeholder ở giai đoạn khởi tạo dự án và tạo chiến lược để làm việc với các Stakeholder này. Bạn càng định danh họ sớm, bạn càng có cơ hội làm việc theo mong muốn, nhu cầu và yêu cầu của họ và từ đó điều chỉnh tổng thể dự án tốt nhất. Khi có mối quan hệ tốt với các Stakeholder bạn có thể tăng cường khả năng support của họ khi bạn cần. Điều này hiển nhiên rồi.

Stakeholder có thể mang trạng thái negative (chống đối, tiêu cực với dự án) hoặc positive (tích cực với hoàn thành chung dự án). Project Manager phải quan tâm tới dù đó là Negative Stakeholder hay Positive Stakeholder. Trong https://hocpmp.com/pmp-exam cũng có những câu hỏi dạng này hỏi về Project Manager nên làm gì với các Negative Stakeholder.

Có một câu hỏi rất hay là các đối thủ (Competitors) có phải là Negative Stakeholder hay không? Trả lời: Bạn hãy nhớ rằng Competitors không phải là Negative Stakeholder bởi vì để hoàn thành dự án Project Manager cần manage các Stakeholder một cách chủ động (Proactively), Project Manager không manage competitors và đáp ứng những yêu cầu của họ. Mục tiêu của dự án không phải đáp ứng những yêu cầu Competitors. Bạn có thể xem lại định nghĩa của Stakeholder là những người mà ta cần đảm bảo sự hài lòng thông qua việc cân đối nhu cầu, yêu cầu và mong đợi của họ. Do đó Competitors không phải là Negative Stakeholder.

Lessons Learned

Tóm lại việc rất quan trọng là Project Manager cần xác định các Stakeholder rất sớm từ khi dự án bắt đầu, ghi chú tất cả các thông tin liên quan yêu cầu, mong đợi, và ảnh hưởng của họ tới dự án thế nào. Có thể trong dự án có một số Stakeholder bạn thấy họ ít quan tâm, ít tham dự các buổi meeting dự án, bạn lơ là họ… và boom, 1 ngày nào đó họ lại là người quyết định sự thành công dự án, Project Manager cần chăm sóc quan tâm đến tất cả stakeholder có ảnh hưởng đến dự án. Thuật ngữ gọi họ là Dominant Stakeholder.

 

Nếu có bất cứ chia sẻ hay góp ý bạn vui lòng chia sẻ ở dưới phần bình luận. Tôi rất vui lòng về điều đó. Cảm ơn.

 

Comments

    1. Kevin Article Author

      Stakeholder không chỉ hiểu đơn thuần là customer, stakeholder là những người ảnh hưởng và bị ảnh hưởng bởi dự án.
      Ví dụ: Dự án bạn xây công trình thủy điện và dự án này có ảnh hưởng đến những người dân ở hạ lưu con sông thì những người dân đó cũng gọi là stakeholder. Stakeholder có thể gồm: customer, Project Manager, end-user, sponsor, QA, Quality Control….

      View Comment
  1. Brian NGUYEN

    Cảm ơn bạn đã phản hồi. Tuy nhiên định nghĩa của nó thì mình đã hiểu rồi. Mình chỉ muốn hỏi đơn thuần là nên dịch cụm từ này sang tiếng việt là gì?

    trong các bài của bạn bạn vẫn giữ nguyên term trong tiếng anh!? Trong các hồ sơ thầu bằng tiếng Việt thì ko để nguyên term tiếng anh thế đc

    View Comment
    1. Kevin Article Author

      Việc dịch ra tiếng Việt phù thuộc vào tổ chức các bạn làm việc họ muốn gọi chúng là gì. Theo quan điểm cá nhân nếu cho dịch ra Tiếng Việt thì mình sẽ dịch là Các bên liên quan dự án Hoặc Thành phần liên đới dự án.

      View Comment
  2. long87bk

    Mình có thắc mắc liên quan đến Stakeholder và Project Team.
    Có thể hiểu Project team là tập hợp con của Stakeholders, tuy nhiên mình có một thắc mắc nho nhỏ:
    Trong PMBOK, figure 2-7, Page 31, Project team không bao gồm Customer, user, seller, Functional Manager …
    Tuy nhiên Page 36 lại nêu rõ User/ Customer representatives, Seller
    Vậy tóm lại Project team có bao gồm User, Customer hay Seller hay ko?
    Một thắc mắc nhỏ mong Kevin giải đáp

    View Comment
    1. Việt Trần (Kevin) Article Author

      Câu hỏi rất hay. Bình thường Project team không gồm User /Customer hay Seller nhưng trong một số tình huống đặc biệt vẫn có thể include họ vào project team. Trong PMBOK cũng đã nói rõ:
      1. User or Customer Representatives. Members of the organization who will accept the deliverables or products of the project may be assigned to act as representatives or liaisons to ensure proper coordination, advise on requirements, or validate the acceptability of the project’s results.
      2. Sellers. Sellers, also called vendors, suppliers, or contractors, are external companies that enter into a contractual agreement to provide components or services necessary for the project. The project team is often assigned the responsibility to oversee the performance and acceptance of sellers’ deliverables or services. If the sellers bear a large share of the risk for delivering the project’s results, they may play a significant role on the project team.

      View Comment

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.