contingency

Sự khác nhau giữa Contingency Reserve và Management Reserve?

Khi bạn thực hiện quản trị rủi ro dự án bạn sẽ đối mặt với 2 loại dự phòng (reserve) này và chúng đều để đối phó với các loại risk của dự án. Vì mục đích là giống nhau, rất nhiều bạn nhầm lẫn 2 loại thuật ngữ này và khiến cho việc thi PMP không đạt kết quả như mong muốn. Ở bài này tôi sẽ chia sẻ cho các bạn biết 2 loại dự phòng cho dự án là Contingency và Management Reserve.

contingency

Điều sai lầm đầu tiên phần lớn những người tôi nói chuyện qua Contingency và Management Reserve sẽ bằng 5-10% về mặt chi phí hoặc thời gian dự án. Hiểu biết này là không chính xác.

Contingency Reserve và Management Reserve khác nhau hoàn toàn và cách tính toán ý nghĩa của nó cũng hoàn toàn khác nhau.

Tuy nhiên thế chúng lại có cùng mục đích là để quản trị các rủi ro dự án.

Okay, chúng ta hãy cùng thảo luận chi tiết từng loại reserve nhé.

Contingency Reserve là gì?

Contingency reserve is the cost or time reserve that is used to manage identified risks or “known-unknown”

Contingency reserve là chi phí hoặc thời gian giành riêng được sử dụng để quản trị các risk đã được xác định. Để hiểu về identified risk bạn vui lòng xem qua bài Các loại risks.

Còn mối quan hệ “Known-Unknown” là gì?

  • Known = identified: risk đã được PM nhận diện và đưa vào risk response plan.
  • Unknown = risk: Vì là risk nên chưa biết nó có thực sự xảy ra hay không.

Contingency reserve không phải là một khoản dự phòng ngẫu nhiên hay hên xui mà nó được estimate thông qua kỹ thuật EMV là một kỹ thuật tính toán đưa ra chi phí quản lý rủi ro mong đợi của các rủi ro. Khoản dự phòng này được PM quản lý và toàn quyền sử dụng nếu risk đó xảy ra.PM cũng có thể ủy quyền risk owner cho một thành viên khác trong team tại thời điểm risk xảy ra.

Management Reserve là gì?

Management reserve is the cost or time reserve that is used to manage the unidentified risks or “unknown-unknown”

Phần dự phòng quản lý (management reserve) là chi phí hoặc thời gian dành riêng sử dụng để quản lý các risk chưa được xác định từ trước. Để hiểu về unidentified risk bạn vui lòng xem qua bài Các loại risks.

Mối quan hệ “Unknown – Unknown”:

  • Unknown = un-identified: risk này chưa được PM nhận diện từ trước
  • Unknown= risks: risk chưa biết có thực sự xảy ra hay không.

Management Reserve không được tính toán từ trước, nó là một sự kiện dạng hên xui, ngẫu nhiên và nó được tính qua chính sách của tổ chức (org’s policy).

Một số tổ chức dùng 5-10% để xây dựng management reserve và thông thường được xác định qua tính mới của dự án.

Ví dụ bạn làm trong 1 dự án bạn đã chuyên gia và làm nhiều rồi thì management reserve sẽ không nhiều, và ngược lại.

Điểm đặc biệt là management reserve không được quản lý với PM, thông thường management reserve quản lý bởi 1 người ở ngoài dự án như Top management. Bất cứ khi 1 unidentified risk xảy ra, PM phải có sự đồng ý của Top management để sử dụng management reserve.

Rất nhiều tổ chức không muốn dùng management reserve để quản lý bởi vì dù rằng thế nào PM cũng phải lên xin management reserve thì tại sao họ lại phải làm tách biệt chúng, điều này khiến một số anh em dễ nhầm lẫn trong kỳ thi PMP. Không nên đem kinh nghiệm cá nhân để thi PMP.

Sự khác nhau giữa Cost Estimate, Cost Baseline và Project Budget

Contingency và Management Reserve thực sự liên quan đến việc tính chi phí dự án, Và bạn có thể thấy mối quan hệ của các mảng kiến thức có mối quan hệ qua lại chứ không chỉ đứng riêng một mình.

Ta có các khái niệm:

1 – The cost estimate is the cost of all work packages and is “rolled up” to the top level. This is the total cost of your project.

2 – Cost Baseline = Cost Estimate + Contingency Reserve

3 – Project Budget = Cost Baseline + Management Reserve

cost estimate chỉ dừng ở mức tính chi phí thuần túy của các WP và tính ngược lên cấp cao nhất của WBS, đó chỉ là chi phí thuần túy dự án. Bạn cần phải thêm Contingency Reserve thì được Cost Baseline ( performance baseline or BAC), thêm Management Reserve sẽ được Project Budget.

 

Lessons Learned

Vậy tóm lại 2 điểm khác biệt lớn nhất giữa Contingency Reserve và Management Reserve là:

  1. Contingency Reserve dùng để ứng phó với Identified Risks, Management Reserve dùng để ứng phó các Un-Identified Risks.
  2. Contingency Reserve được tính qua EMV và Tree Decision Method. Management Reserve tính bằng phần trăm thời gian hoặc chi phí thực hiện dự án.

Điểm giống nhau giữa Contingency Reserve và Management Reserve là đều để ứng phó với risk dự án.

Trên đây là bài chia sẻ của tôi về Contingency Reserve và Management Reserve. Nếu có bất cứ chia sẻ hay góp ý bạn vui lòng để lại ở dưới phần bình luận. Tôi rất vui lòng về điều đó. Cảm ơn.

 

Tagged:

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.