quan ly thoi gian

Top 10 Tính năng không thể thiếu trong một phần mềm quản lý dự án

 

Càng ngày Project Manager quản lý các dự án phức tạp, quy mô lớn càng cần một phần mềm để quản lý dự án hiệu quả, thậm chí thông thường sẽ phối hợp nhiều phần mềm bởi mỗi phần mềm có những ưu nhược điểm khác nhau. Project Manager cần phải nhận biết điều này. Ở trong bài viết này tôi chia sẻ các tính năng không thể thiếu hay bạn có thể cân nhắc khi lựa chọn 1 phần mềm quản lý dự án cho riêng project team của mình.

#1 – Easy to Use

Nếu project team của bạn đều là IT thì việc sử dụng một phần mềm bất kỳ có thể trong 1-2 giờ tập huấn, nhưng điều này sẽ thật ác mộng nếu project team của bạn gồm các bạn là end user họ chỉ quen cùng lắm là thao tác excel hay word cho văn phòng. Hãy lựa chọn 1 phần mềm đơn giản, không quá phức tạp, giao diện phẳng và nếu có thể hãy có song ngữ cho tùy ý người dùng đầu cuối lựa chọn (Cá nhân tôi vẫn ưa thích sử dụng tiếng Anh hơn trong các phần mềm chuyên dụng).

 

#2 – Scheduling Tools

Tất nhiên rồi, việc quản lý thời gian là 1 việc không thể thiếu trong tiêu chuẩn thành công của dự án. Hãy lựa chọn một bộ công cụ hỗ trợ bạn lập schedule, theo dõi schedule đó đang làm nhanh hay chậm hơn so với hoạch định.

 

#3 – Task Management 

Quản lý các công việc trong dự án là một việc tối quan trọng. Mẹo ở đây là nên tạo các task dễ nhận biết thông qua tên, chú thích và các nhóm công việc theo Work Package.

 

#4 – Chia sẻ thông tin ra bên ngoài

Sẽ thật phức tạp nếu bạn lập một cây WBS (Work Breakdown Structure) và muốn chia sẻ file này đến project team bạn phải xuất file ra rồi đính kèm email rồi gởi đến từng email của project team members. Ok, điều đó cũng gọi là tốt và đa phần anh em làm dự án làm theo quy trình đó. Nhưng sẽ thế nào nếu có 1 phần mềm xây dựng cây WBS (Work Breakdown Structure) làm ví dụ và tự động gởi email đến team member có gán tác vụ liên quan trong dự án.

 

#5 – Real-time Reporting

Báo cáo thời gian thực để hỗ trợ Project Manager gởi các bản báo cáo đến stakeholder xem xét hiện trạng dự án. Bạn không thể nói bản báo cáo là của tuần trước vì phần mềm mới mua chỉ hỗ trợ báo cáo cách đây 1 tuần.

 

#6 – Graphic reports

Điều này không bắt buộc nhưng sẽ là một điểm cộng cho hệ thống, nếu chỉ nhìn vào các con số bảng biểu thì tính trực quan sẽ giảm xuống. Một phần mềm tốt nên có các biểu đồ hình ảnh trực quan hỗ trợ nhận diện nhanh, đặc biệt trong việc project control.

 

#7- Security

Đôi khi chúng ta bỏ qua yếu tố này, trong dự án có những tài liệu chỉ riêng nhóm đó được truy xuất hay bạn có thể dùng các hệ thống quản lý dự án dạng cloud based software, việc lộ diện các thông tin dự án là tối kỵ với Project Manager vì sẽ ảnh hưởng đến công ty và khách hàng rất nhiều. Một số ví dụ như hỗ trợ mã hóa 128bit, mã hóa kênh truyền ssl, mã hóa mật khẩu…

 

#8 – Giao diện chuyên nghiệp

Thật khó có thể tưởng tượng dùng 1 giao diện kiểu cổ từ những năm 2000 cho quản lý dự án năm 2016, một phần mềm có giao diện đẹp chưa chắc là hay ho hoặc hiệu quả nhưng điều này cũng ảnh hưởng đến cách thao tác hàng ngày có khiến công việc được dễ dàng hay không.

 

#9 – Khả năng tùy chỉnh

Đó là khả năng tùy chỉnh các mẫu report theo yêu cầu, khả năng phần quyền người dùng, khả năng thay đổi các module tính năng trong hệ thống, khả năng tùy hiển thị…

 

#10 – Timesheets

Hỗ trợ hiển thị các công việc trong dự án theo thời gian trực quan, thậm chí thay đổi các công việc này dễ dàng.

 

Trên đây là 10 tính năng theo kinh nghiệm quản lý dự án mà Kevin thấy cần thiết, bạn có thể xây dựng những chuẩn mực cho 1 hệ thống quản lý dự án theo nhu cầu của mình dựa trên những khuyến nghị này.

Xem thêm: Top 10 project management online software

 

 

Tagged:

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.