super-hero

Top 10 cách nâng cao hiệu quả quản lý dự án bằng sử dụng công nghệ

 

Là 1 Project Manager có rất nhiều công việc cần hoàn thành mỗi ngày và cũng đã qua cái thời mà Project Manager chỉ có giấy bút và sử dụng excel đơn thuần để quản lý dự án. Tất nhiên, đối với những dự án cỡ nhỏ thậm chí cỡ vừa Project Manager vẫn hoàn toàn có thể xử lý tốt nhưng với xu thế chung bạn không thể phủ nhận tầm quan trọng của công nghệ ứng dụng trong công việc nói chung và quản lý dự án nói riêng. Sau này là 10 bí quyết nâng cao hiệu quả quản lý dự án thông qua sử dụng công nghệ.

  1. Sử dụng Project management system: Hệ thống này giúp giữ mọi thứ liên quan dự án tập trung, thông thường hệ thống này là một phần mềm (tốt nhất là nền tảng web để dễ dàng truy xuất mọi nơi). Một số cái tên có thể cân nhắc đó là Basecamp, Asana, Trello, Teamwork…. Xem thêm: Top 10 Project Management web apps
  2. Teamwork: Hỗ trợ làm việc nhóm, thao tác của mọi người trong đội dự án có thể commit thông tin, báo cáo kết quả, hơn nữa hệ thống này cũng hỗ trợ push notification (Imfomer). Các tài liệu hay mẫu biểu cần được truy xuất mọi nơi, trên bất kỳ thiết bị nào để không giới hạn khả năng làm việc nhóm của project team. Google Apps for Work là một nền tảng bạn có thể cân nhắc sử dụng hoặc tự xây dựng một nền tảng cho riêng tổ chức mình nếu có các nhu cầu cao hơn.
  3. Chia sẻ file dễ dàng: Chia sẻ và trao đổi tập tin trong quản lý dự án là một việc diễn ra hàng ngày giúp các thông tin được vận chuyển tức thời dựa trên môi trường mạng internet. Có rất nhiều cách để thực hiện tác vụ này như thông qua nền tảng file hosting miễn phí như mediafire, fshare, google drive, box.com… Và một cái tên hay mà Kevin hay sử dụng đó là Slack các bạn có thể tìm hiểu qua. Đối với các yêu cầu cụ thể cao hơn bạn có thể xây dựng môt FTP Server hay 1 Web server để chuyên dụng truy xuất file có phân quyền.
  4. Get Feedback System: Việc nhận các thông tin phản hồi từ khách hàng hay team member rất quan trọng trong điều chỉnh và nâng cao chất lượng dự án. Nhiều đơn vị chỉ làm công việc này qua kinh nghiệm lâu năm, cảm quan cá nhân của Project Manager thông qua quá trình làm việc với các stakeholders này. Về lâu dài với các dự án lớn, có nhiều stakeholders, Project Manager không thể tiếp cận đến tất cả mọi người trong quỹ thời gian có hạn được nhưng các yêu cầu, các ý kiến, các đề xuất vẫn tiềm ẩn trong project team. Do đó cần 1 hệ thống chuyên nghiệp thực hiện công việc này, đó là Feedback system, một số cái tên có thể bạn quan tâm đó là: Hively, OpinionLab, Promoter.io
  5. Thuê Freelancer Online: Các cổng tìm kiếm việc làm online sở hữu một nguồn nhân lực cho dự án mà bạn có thể thuê bất cứ lúc nào với giá có thể rẻ hơn rất nhiều, nhưng cũng đòi hỏi quy trình tuyển dụng  để nhận diện ứng viên chất lượng. Một số trang nguồn chất lượng đó là: Upwork, Guru
  6. Internal Communication: Hay còn hiểu đơn giản là các phần mềm Chat, trao đổi thông điệp trong team. Tiện ích này linh hoạt, tiết kiệm chi phí và tức thời. Một số phần mềm tôi thường dùng đó là: Skype, Slack, Facebook messenger, Email, Whatsapp, blackberry messenger…
  7. Quản lý chi phí: Không dừng lại ở mức xem các chi phí thực hiện dự án AC hay giá trị EV thu về được bao nhiêu, mà còn cả một hệ thống quản lý các chi tiêu, các hóa đơn xuất nhập liên quan dự án. Nếu tốt hơn hết Project Manager cần hiểu được các báo cáo liên quan Accounting system. Một cái tên lớn đó là các hệ thống ERP.

Không ai có thể phủ nhận sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ trong quản lý dự án, chúng giúp bạn tự động các tác vụ mà Project Manager hay team member mất rất nhiều thời gian để làm chuyện đó, với sự hỗ trợ của công nghệ bạn cũng nhẹ nhàng hơn giai đoạn Monitoring & Controlling. Hãy tận dụng tối đa các công cụ bạn có để quản lý dự án hiệu quả.

 

Nếu có bất cứ chia sẻ hay góp ý bạn vui lòng để lại ở dưới phần bình luận. Tôi rất vui lòng về điều đó. Cảm ơn.

 

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.