Procurement_Management

Ở bài này Kevin chia sẻ 10 Loại hợp đồng mua bán procurement contract trong quản lý dự án chuẩn PMI (10 types of Procurement Contract) nói chung và ở kỳ thi PMP nói riêng. Khi doanh nghiệp bạn triển khai dự án sẽ luôn cần mua thêm các sản phẩm hay dịch vụ để phục vụ quá trình triển khai dự án. Các quy trình liên quan đến việc này gọi là Project procurement management. Thật khó tưởng tượng được 1 doanh nghiệp sẽ tồn tại thế nào nếu không có hoạt động mua bán xảy ra cho nên procurement management là một điều bắt buộc với sự sống của doanh nghiệp, cho dù doanh nghiệp đó có cấu trúc matrix, projectized hay functional.

Procurement_Management

Procurement là gì?

Theo Wikipedia: Procurement is the acquisition of goods, services or works from an external source. Procurement hay còn gọi là  mua bán là sự giành lấy hàng hóa, dịch vụ hay công việc từ một nguồn bên ngoài doanh nghiệp.

Có nhiều lý do để 1 doanh nghiệp phát sinh 1 procurement vì có thể doanh nghiệp không có khả năng làm việc đó, hay có khả năng nhưng làm rất tốn kém so với hiệu quả đem về

Ví dụ về procurement: bạn là Project Manager dự án triển khai một hệ thống Contact Center cho ngân hàng Sacombank, bạn phải triển khai hệ thống tổng đài Avaya và nền tảng ứng dụng CRM mới nhất cho ngân hàng này. Để triển khai hệ thống này bạn phải order hệ thống phần cứng tổng đài Avaya là G450 hay media server S8300E, lúc này bạn phải phát sinh một hợp đồng mua bán là procurement với Avaya International để mua phần cứng này về. Vào giai đoạn triển khai Project team của bạn không thể triển khai ứng dụng trong vòng 1 tuần để kịp deadline, bạn phải thuê outsource 1 đội bên ngoài làm trong 3 ngày liên tiếp với giá là 2000$, đây cũng là một ví dụ về hợp đồng mua bán (procurement) trong trường hợp bạn không thể làm tối ưu trong tình huống nào đó.

Ở mặt này trước khi thực hiện một hoạt động mua bán procurement, Project Manager cần phân tích xem việc Project team tự làm sẽ như thế nào so với outsource ra bên ngoài. Nếu việc outsource ra bên ngoài đem lại nhiều lợi ích hơn thì mới ra quyết định làm 1 procurement ra bên ngoài.

Chúng ta hãy cùng xem thêm 1 ví dụ nữa về procurement, bạn là Project Manager của 1 dự án xây dựng tòa nhà Vietcombank hội sở ở 198 Trần Quang Khải. Project team của bạn không thực sự chuyên gia về mảng điện lưới tòa nhà. Project Manager có 2 options trong tình huống này: 1 là Project team tự tìm hiểu, training và tự làm; 2 là bạn đi thuê chuyên gia bên ngoài làm. Với giải pháp thứ 2, Project Manager sẽ tiết kiệm thời gian triển khai, bớt đau đầu hơn và có lẽ sẽ tiết kiệm tiền bạc và thời gian với việc đào tạo những nhân sự dự án của mình hiện có. Với việc phát sinh 1 procurement, cuộc sống dường như dễ dàng hơn, dùng tiền để làm những thứ mình chưa thể làm, lúc này Project Manager đóng vai trò quản lý dự án chủ yếu và doanh nghiệp cũng có lợi ích là họ chỉ tập trung vào giá trị cốt lõi của doanh nghiệp nghiệp, làm chúng ngày càng mạnh mẽ hơn, những cái không phải giá trị doanh nghiệp hướng đến sẽ thuê bên ngoài làm. Ở mặt này procurement còn có ý nghĩa chia sẻ cơ hội, chia sẻ giá trị cho cộng đồng, nâng cao vị thế của doanh nghiệp thông qua thuê các chuyên gia, các dịch vụ sản phẩm tốt của thị trường.

Bên cạnh những ưu điểm đó, việc lựa chọn quyết định dùng procurement để giải quyết các công việc liên quan dự án có thể đem lại rủi ro nếu lựa chọn nhà cung cấp (seller / supplier) có chất lượng thấp.

Thuật ngữ tiếp theo chúng ta cần phải nắm bắt là contract (Còn được hiểu như Agreement, subcontract, purchase order). Contract được xem như một hợp đồng ký kết về mặt pháp lý giữa 2 hay nhiều đối tượng có thể là cá nhân hay tổ chức với nhau. Thông thường các đối tượng này có một bên là bên bán (seller) và 1 bên là bên mua (buyer). Contract là mối quan hệ chính giữa buyer và seller, nó thể hiện cách thức ràng buộc lợi ích nhau giữa các bên.

Hợp đồng mua bán (procurement contracts) nhìn chung chia làm 3 loại chính:

  1. Fixed Price Contract: Giá cố định
  2. Time & Materials: Giá theo thời gian và vật liệu.
  3. Cost Reimbursable Contract: Giá có thể hoàn lại.

Không có sự lựa chon cố định loại hình contract nào cho dự án, nó tùy thuộc vào nhu cầu và các ràng buộc dự án mà Project Manager phải đưa ra quyết định chọn loại hình contract nào. Sau đây ta đi sâu vào từng loại contract trong hợp đồng mua bán đưa ra trong kỳ thi PMP. Trong PMBOK cũng không đề cập nhiều đến các loại hợp đồng này nhưng kỳ thi PMP lại có rất nhiều câu hỏi liên quan đến procurement contract, và nó khiến bạn rất dễ bị rối. Kevin tin rằng các bạn đọc bài này xong sẽ thấy rõ ràng hơn về procurement contract.

 

Fixed Price Contract

Fixed Price Contract hay còn gọi là lump-sum contract.  Loại cotract này sử dụng khi phạm vi công việc rất rõ ràng chi tiết, do đó khi ký kết bên seller phải thực hiện các công việc mô tả rõ ràng này trong giới hạn chi phí và thời gian cố định. Do đó loại hình contract này Seller là bên có tỷ lệ rủi ro cao nhất, còn bên buyer là bên rủi ro thấp nhất.

Fixed Price Contract có 3 loại:

  1. FFP (Firm Fixed Price Contract): Loại contract phổn biến nhất. Được sử dụng nhiều nhất ở các doanh nghiệp mua sắm bởi vì hàng hóa được đặc tả rõ ràng ngay từ khi bắt đầu và không thay đổi nếu không có sự thay đổi trong scope. Đây cũng là loại hình procurement contract đơn giản nhất, bên bán phải làm trong thời gian và số tiền cố định, nếu có bất cứ thay đổi hay phần làm tăng cường cũng không được trả thêm phí. FFP (Firm Fixed Price Contract) thường được sử dụng trong các doanh nghiệp nhà nước khi các yêu cầu được đặc tả rất chi tiết. Đây cũng là loại procurement contract dễ dàng nhận các đấu thầy từ thị trường và lựa chọn theo tiêu chí kỹ thuật rõ ràng hay chi phí. Risk nằm cao nhất ở seller, do dó chi phí contract loại FFP (Firm Fixed Price Contract) sẽ thường cao hơn. Nhược điểm FFP (Firm Fixed Price Contract) nếu scope không được định nghĩa rõ ràng, có thể gây chi phí cao hay tranh cãi trong lúc làm dự án. ví dụ FFP (Firm Fixed Price Contract): Seller phải hoàn thành công việc tích hợp module Contact Center cho Sacombank với hệ thống Telesale với giá 10,000$ trong vòng 1 tháng.
  2. FP-EPA (Fixed Price with Economic Price Adjusment Contract): Giá cố định nhưng chấp nhận sự điều chỉnh khi có sự thay đổi tình hình kinh về vế giá cả nhân công hay nguyên vật liệu. Thông thường áp dụng cho các dự án mang tính dài hơn, kéo dài trên nhiều năm mà giá cả có thể thay đổi ảnh hưởng seller, hay đơn giản đó là ảnh hưởng của lạm phát (inflation). Ví dụ FP-EPA (Fixed Price with Economic Price Adjusment Contract): Chi phí dự án sẽ tăng 5% sau 1 năm dựa trên chỉ số Consumer Price Index (CPI).
  3. FPIF (Fixed Price Incentive Fee Contract): Seller đồng ý triển khai gói công việc với giá cả và thời gian cố định, không thay đổi. Và nếu seller làm tốt đạt được mục tiêu nào đó sẽ có bonus thêm. Ví dụ FPIF (Fixed Price Incentive Fee Contract): Bạn phải hoàn thành công việc triển khai hệ thống ghi âm Redbox cho Sacombank trong vòng 4 tuần với giá 10,000$ (Rất giống FFP (Firm Fixed Price Contract) đoạn này). Nhưng nếu hoàn thành trong 3 tuần (sớm hơn 1 tuần), bạn sẽ được thưởng thêm 2,000$ khích lệ (incentive fee).

Ưu nhược điểm của Fixed Price Contract (FP):

+ Ưu điểm:

  • Buyer sẽ đỡ tốn công quản lý gói công việc được mua.
  • Seller sẽ có cơ sở control cost tốt hơn. Áp chi phí ngay từ ban đầu.
  • Doanh nghiệp có kinh nghiệm với dự án kiểu này.
  • Buyer nắm rõ chi phí khi mới bắt đầu dự án.

+ Nhược điểm:

  • Nếu không rõ ràng scope of work ngay từ đầu rất dễ xảy ra xung đột giữa buyer và seller.
  • Seller có thể tạo ra các change order để yêu cầu change trong scope, yêu cầu tăng chi phí.
  • Seller có thể cắt giảm công việc thực hiện nếu học quản lý dự án không tốt do chi phí triển khai cao hơn chi phí thu được.
  • Buyer phải mất rất nhiều thời gian viết contract statement of work.
  • Có thể chi phí còn cao hơn CR (Cost-Reimbursable) nếu contract statement of work không rõ ràng hay không đầy đủ. Seller có thể căn cứ vào đó để đòi thêm chi phí các phần công việc không mô tả kỹ hay chưa mô tả.

CR (Cost-Reimbursable) 

CR (Cost-Reimbursable) là loại hình hợp đồng mà bên seller sẽ được hoàn lại 1 phần tiền nếu thực hiện dự án tốt. CR (Cost-Reimbursable) thường được sử dụng nếu yêu cầu cho gói công việc chưa rõ ràng (uncertainly) hay scope chưa rõ ràng, và cũng có thể gói công việc này có risk cao. So với FP (Fixed Price Contract) và Time & Material Contract thì CR (Cost-Reimbursable) có rủi ro cao nhất cho buyer (Do yêu cầu công việc chưa rõ ràng, scope còn chưa rõ ràng, rủi ro cao phát sinh chi phí cao khi thực hiện dự án).

Scope creep là một điểm yếu mà các hợp đồng dạng CR (Cost-Reimbursable) gặp phải do yêu cầu công việc chưa rõ ràng ngay từ ban đầu. Seller có thể cố vẽ ra nhiều tính năng, nhiều yêu cầu để buyer tốn thêm tiền cho seller. Do đó, một số hợp đồng dạng CR (Cost-Reimbursable) buyer giới hạn phần lợi nhuận của seller ở một ngưỡng phần trăm nào đó trên chi phí. Cụ thể CR (Cost-Reimbursable) có 6 loại hợp đồng sau:

  1. CPFF (Cost Plus Fixed Fee):  seller sẽ được trả một khoản fee gọi là fixed fee khi hoàn thành dự án, fixed fee này có thể thay đổi nếu scope dự án thay đổi. Rủi ro cho phía buyer cao. Ít động lực seller thực hiện dự án bởi vì fixed fee. Với các hợp đồng có nhiều Incentive (khi dự án càng thực hiện tốt, quản lý dự án tốt sẽ có fee hay profit cao hơn).
  2. CPIF (Cost Plus Incentive Fee): seller sẽ được trả fee hay profit tùy thuộc vào khả năng quản lý dự án chi phí hiệu quả thế nào do đó có động lực quản lý chi phí dự án hơn. Incentive có thể là dạng cho thêm (rewards) hay trừng phạt (penalties).
  3. CPPC (Cost Plus a Percentage of Costs): Fee (profit) được cho theo phần trăm của chi phí thực hiện dự án. Do đó các dự án càng lớn, thì fee này càng nhiều. Loại hợp đồng mua bán này ít sử dụng, thông thường dạng hợp đồng mua bán chính phủ. Có nhược điểm seller có thể tăng giá quản lý dự án để tăng phần profit cho bản thân. Ví dụ chính phủ có gói triển khai xây dựng tượng đài mẹ Việt Nam anh hùng giá 1000 tỷ. Đơn vị triển khai được 15% giá trị gói hợp đồng…
  4. CPAF (Cost Plus Award Fee): Seller được trả tất cả chi phí và thêm 1 phần Award fee. Award fee khác với Incentive fee ở chỗ, award fee dựa trên sự thỏa mãn ở một số mục tiêu nào đó nêu trong hợp đồng. Việc đánh giá này là đánh giá chủ quan của client, seller không thể biết được. Còn Incentive fee là việc tính toán dựa trên công thức tỷ lệ rõ ràng trong hợp đồng (Ví dụ tỷ lệ chia 70/30). Loại hình hợp đồng mua bán này hay dùng trong các hợp đồng có mối quan hệ dài lâu giữa buyer và seller, hay dùng ở government agency. Ví dụ seller hoàn thành tất cả công việc và buyer hài lòng sẽ được thưởng một award fee là 10,000$.
  5. Cost-Based: Việc hoàn trả chỉ có chi phí làm, không có fee hay profit. Thường dùng trong hợp đồng chính phủ ở các research organization.
  6. Cost-Sharing (CS): Buyer và seller cùng chia sẻ chi phí dự án mà không quan tâm đến lợi nhuận dự án. Tỷ lệ góp chi phí sẽ được đàm phán, thường được dùng trong các dự án mang tính nghiên cứu research hay đối tác trong thời gian phát triển một cái gì đó (development partnerships). Ví dụ Kevin muốn phát triển một hệ thống CRM cho ngân hàng Sacombank, Kevin không thể làm nhưng lại có kinh nghiệm thiết kế hệ thống, cần cộng tác với 1 technical team để thực hiện sản phẩm. Sau này tỷ lệ ăn chia sẽ 60/40 chẳng hạn…

Ưu nhược điểm của CR (Cost-Reimbursable)

+ Ưu điểm:

  • statement of work đơn giản.
  • Yêu cầu viết scope ít hơn so với FP (Fixed Price Contract).
  • Thông thường chi phí rẻ hơn FP (Fixed Price Contract) vì Seller không phải thêm risk vào chi phí triển khai.

+ Nhược điểm:

  • Cần phải kiểm tra những chi phí seller làm có thật hay không, kiểm tra hóa đơn của seller.
  • Buyer phải làm việc nhiều hơn FP (Fixed Price Contract).
  • Seller chỉ dựa vào phần incentive để control cost.
  • Tổng giá của hợp đồng là chưa biết (unknown) cho tới khi làm xong.

Time & Material Contract (T&M)

Time & Material Contract (T&M) là loại hợp đồng mua bán trung gian giữa FP (Fixed Price Contract) và CR (Cost-Reimbursable), cho nên risk sẽ phân bổ tương đối đều giữa buyer và seller. Time & Material Contract (T&M) phổ biến sử dụng khi các deliverable của seller là giờ nhân công (labour hour).

Trong loại hình hợp đồng này, Project Manager và organization cần phải kiểm tra chất lượng và kinh nghiệm của seller cung cấp các nhân sự (staff) đó có đạt yêu cầu hay không.  Buyer có thể mua theo giờ và không có giới hạn.

Ví dụ lập trình viên được thuê với giá 8$ / giờ.

Kết luận

Việc sử dụng loại hình hợp đồng mua bán nào procurement contract là một quyết định rất quan trọng của Project Manager. nó sẽ quyết định mối quan hệ với seller và risk sẽ phân bổ thế nào giữa buyer và seller.

Risk về phía seller tăng dần: CR (Cost-Reimbursable)< Time & Material Contract (T&M) < FP (Fixed Price Contract) (Fixed Price Contract) (Fixed Price Contract)

Risk về phía buyer tăng dần: FP (Fixed Price Contract) < Time & Material Contract (T&M) < CR (Cost-Reimbursable)

Procurement Documents (O):

  • FP (Fixed Price Contract): => RFB (Request For Bid) or IFB (Invitation for Bid) (Invitation For Bid)
  • CR (Cost-Reimbursable) => Sử dụng RFP (Request for Proposal)
  • Time & Material Contract (T&M) => Sử dụng RFQ (Request for Quotation)

Xem thêm: Khái niệm trong project procurement management

Project Manager cần lựa chọn loại hình hợp đồng nào để tối ưu thời gian và tiền bạc, đồng thời tối thiểu hóa rủi ro. Nếu scope định nghĩa đủ chi tiết và tốt, hãy làm FP (Fixed Price Contract), còn nếu scope còn chưa rõ hay chưa đủ chi tiết hãy làm CR (Cost-Reimbursable). Và trong trường hợp Project Manager chỉ cần một tư vấn nào đó hay cần dịch vụ hỗ trợ bên ngoài hãy dùng Time & Material Contract (T&M).

HocPMP.Com

Nếu có bất cứ chia sẻ hay góp ý bạn vui lòng chia sẻ ở dưới phần bình luận. Tôi rất vui lòng về điều đó. Cảm ơn.

 

 

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.