negative-risk-hocpmp-com-chia-se-hoc-luyen-thi-pmp-online

Xây dựng chiến lược cho Negative Risks

Sau khi project team xác định tất cả các risk có thể xảy ra trong dự án (list of identified risks) + danh sách các kế hoạch xử lý có thể có (potential response) => Thành phần này gọi là Risk Register. Risk ở đây là những sự kiện (event) hay điều kiện (conditions) có thể ảnh hưởng tích cực (positive) hoặc tiêu cực (negative) đến project objective như: cost, scope, schedule, quality.

Ở bài này tôi xin chia sẻ cách xây dựng chiến lược cho Negative risks hay còn gọi là Threats, một thành phần tạo nên Risk response plan. Đối với các Negative risks ta có các chiến lược sau là nền tảng để xây dựng Risk response plan:

negative-risk-hocpmp-com-chia-se-hoc-luyen-thi-pmp-online

  1. Chiến lược Avoid (Né tránh rủi ro) – critical risks & high impact: Project team né tránh, loại trừ (eliminate) và ngăn chặn dự án trước ảnh hưởng của risk. Thông thường sử dụng chiến lược này dễ làm thay đổi đến scope, time hay cost do đó dẫn đến sự thay đổi trong Project Management Plan. Một số risk có thể tránh (avoiding) trong dự án thông qua việc làm rõ ràng các yêu cầu (clarifying requirements), thu thập thông tin (obtaining information), thúc đẩy truyền thông trong dự án (improving communication), mời thêm chuyên gia (acquiring expertise), cut-off scope.
  2. Chiến lược Transfer (Chuyển rủi ro cho 1 bên khác) – less critical & low impact: Chuyển risk đó cho 1 bên thứ 3 quản lý (management) chứ không hoàn toàn loại trừ nó (eliminate), việc chuyển risk đến bên thứ 3 này phải đảm bảo cá nhân / tổ chức đó đồng ý và có kiến thức về risk này. Một số công cụ dùng để transfer risk là: bảo hiểm (insurance), phát hành trái phiếu (bonds), bảo hành (warranty), bảo đảm (guarantee)… và sử dụng contract (hợp đồng) để thuê 1 bên thứ 3 thực hiện risk đó. Trong nhiều trường hợp các hợp đồng mua bán (procurement contract) dạng FFP (Firm Fixed Price Contract) sẽ có rủi ro về phía seller nhiều hơn, buyer sẽ an toàn hơn và ngược lại đối với hợp đồng dạng CR (Cost-Reimbursable) – Xem thêm: FFP (Firm Fixed Price Contract) vs CR (Cost-Reimbursable) vs Time & Material Contract (T&M)
  3. Chiến lược Mitigate (Giảm thiểu rủi ro) – critical risks & high impact: Chiến lược project team làm giảm probability hoặc giảm impact của risk lên project objective như cost, schedule, scope, quality. Ví dụ của mitigation action như: sử dụng quy trình ít phức tạp (less complex process), lựa chọn nhà cung cấp uy tín (stable supplier), xây dựng nhiều phép kiểm thử (testing), training, prototype.
  4. Chiến lược Accept (Chấp nhận rủi ro) – less critical & low impact: Project team phải thừa nhận risk này xảy ra trong dự án và có kế hoạch chủ động hoặc bị động đối phó với chúng. Chiến lược Accept với Negative risk không làm thay đổi đến Project Management Plan. Đối với các risk có kế hoạch chủ động đối phó sẽ sử dụng contingency reserve bao gồm số lượng về thời gian, tiền bạc, nguồn lực để xử lý risks. Đối với các risk không có kế hoạch cụ thể đối phó (passive) không mô tả rõ cụ thể các hành động cần phải làm khi risk xảy ra như active acceptance risk và project team phải xử lý risk đó khi nó xảy ra.

Lưu ý có 2 loại Acceptances:

  1. Passive Acceptance: let it happen – Vd hàng hóa dự án bị trễ 4 tuần thì để nó trễ 4 tuần.
  2. Active Acceptance: Áp dụng contingency reserve – Vd hàng hóa trễ thì tìm thuê 1 bên nào đó sử dụng tạm trong 4 tuần, sau đó vẫn chờ để mua.

Negative risks strategies = ATM = Avoid – Transfer – Mitigate

Trong 4 chiến lược trên ta có thêm các chú ý tổng quan sau:

  • Chiến lược Avoid và Mitigate thường được dùng với các rủi ro mang tính nghiêm trọng ảnh hưởng đến dự án (critical risks and high impact).
  • Chiến lược Transfer và Accept thường được dùng với các rủi ro mang tính ít nghiêm trọng và có ảnh hưởng đến dự án ít (less critical risks and low impact).
  • Chiến lược Accept được dùng cho cả Negative risk và Positive risk.
  • Xem thêm tổng quan các chiến lược với Negative risks

 

Cách nhớ của Kevin khi xây dựng chiến lược cho Negative risks:

  1. Đầu tiên gặp rủi ro xấu cần né tránh (Avoid)
  2. Nếu không né được nó thì phải kiếm cách chuyển cho 1 thằng khác (Transfer)
  3. Nếu chuyển cho thằng khác không xong thì phải giảm trừ nó (Mitigate)
  4. Nếu tất cả đều không được thì phải chấp nhận mà tự đi xử lý nó (Accept). Nếu là active acceptance sẽ được mô tả trong contingency plan, còn passive acceptance thì để project team tự deal với nó.

 

 

Nếu có bất cứ chia sẻ hay góp ý bạn vui lòng để lại ở dưới phần bình luận. Tôi rất vui lòng về điều đó. Cảm ơn.

 

Leave a Reply

Tôi rất vui khi bạn đã quyết định để lại comment, tôi sẽ phản hồi tất cả các comment nhanh nhất khi có thể. Chú ý tất cả comment đều được kiểm duyệt cẩn thận, xin đừng cố gắng spam hoặc quảng cáo. Xin cảm ơn.